Para controlar el stock de una farmacia necesitas cuatro cuentas por referencia y una por lote: cobertura, punto de pedido, rotación y estado de caducidad. Con las ventas de un periodo y las existencias por lote, una hoja de cálculo las resuelve sola. Aquí tienes la plantilla, sus fórmulas y cómo usarla cada semana.
Un aviso antes de empezar: la plantilla no trae valores de tu farmacia ni de ninguna otra. Las filas de ejemplo son ficticias y se borran. Lo que mides es tu stock, con tus ventas y tus plazos.
Qué controla esta plantilla y en qué se diferencia del cuadro de mando
Esta plantilla trabaja a nivel de referencia y de lote: te dice qué pedir, qué se está quedando parado y qué caduca pronto. Un cuadro de mando mide el conjunto de la farmacia una vez al mes. Se complementan: la hoja decide el día a día y el cuadro comprueba, cada mes, si el conjunto mejora.
Si todavía no tienes indicadores de conjunto, empieza por el cuadro de mando con doce indicadores para la oficina de farmacia. Comparte con esta hoja los conceptos de rotación y cobertura, pero aquí se calculan por producto y con la fecha de caducidad de cada lote.
Descarga la plantilla de gestión de stock
Hoja de Excel con referencias, lotes y resumen, con las fórmulas del artículo.
Las tres hojas de la plantilla
La plantilla tiene tres hojas de trabajo y un resumen. En «Parámetros» fijas la fecha de corte y los plazos. En «Referencias» hay una fila por producto y en «Lotes» una fila por cada lote con existencias. El resto son fórmulas: no tienes que escribir nada en las columnas calculadas.
Parámetros. Tres celdas: la fecha de corte (por defecto, hoy), los días de ventas que analizas (la plantilla propone 90) y los días de aviso de caducidad (también 90). Son convenciones de trabajo, no una norma: cámbialas si tu rotación lo pide.
Referencias. Una fila por producto. Lo que rellenas tú y lo que se calcula:
Columna | Qué es | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
Código, nombre | Identificador y descripción | Tú (programa de gestión) |
Coste unitario (€) | Precio de coste de una unidad | Tú (programa de gestión) |
Unidades vendidas en el periodo | Ventas de los últimos 90 días | Tú (informe de ventas) |
Plazo de reposición (días) | Días entre pedir y recibir | Tú |
Stock de seguridad (días) | Días de consumo que quieres tener de colchón | Tú |
Stock actual | Suma de unidades de sus lotes | Calculado desde «Lotes» |
Consumo diario | Unidades vendidas ÷ días del periodo | Calculado |
Cobertura (días) | Stock actual ÷ consumo diario | Calculado |
Punto de pedido | Consumo diario × (plazo + seguridad), redondeado hacia arriba | Calculado |
Rotación anualizada | (Unidades vendidas × 365 ÷ días del periodo) ÷ stock actual | Calculado |
Acción | «Pedir», «Sin movimiento» u «OK» | Calculado |
Lotes. Una fila por lote con existencias:
Columna | Qué es | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
Código, lote | La referencia y su número de lote | Tú (el código igual que en «Referencias») |
Caducidad, unidades | Fecha impresa en el envase y unidades del lote | Tú |
Días hasta caducidad | Fecha de caducidad − fecha de corte | Calculado |
Estado | «Caducado» si es negativo, «Revisar» si está dentro del plazo de aviso, «OK» en el resto | Calculado |
Valor a coste | Unidades × coste unitario de la referencia | Calculado |
Resumen. Valor del stock a coste, valor en «Revisar» y caducado, porcentaje del stock en esos dos estados, referencias a pedir y sin movimiento, y rotación y cobertura del conjunto.
Cobertura y rotación: cuánto tarda en renovarse lo que tienes
La cobertura te dice para cuántos días te alcanza el stock actual al ritmo de ventas reciente. La rotación anualizada te dice cuántas veces al año renuevas esa referencia. Son dos formas de mirar lo mismo: la primera sirve para decidir pedidos, la segunda para comparar productos entre sí.
Un ejemplo con cifras ficticias, que no representan a ninguna farmacia. Un producto con 180 unidades vendidas en 90 días y 55 unidades en estantería (30 de un lote y 25 de otro):
Consumo diario = 180 ÷ 90 = 2 unidades.
Cobertura = 55 ÷ 2 = 27,5 días.
Rotación anualizada = (180 × 365 ÷ 90) ÷ 55 = 730 ÷ 55 ≈ 13,3 vueltas al año.
Lo útil no es el número, sino su evolución. Si la cobertura de una referencia sube mes a mes sin que suban las ventas, estás acumulando. Si una referencia vende pero su rotación es baja y su stock es alto, ahí tienes dinero parado. Y si una referencia no vende nada en el periodo y tiene existencias, la plantilla la marca «Sin movimiento» para que decidas qué hacer con ella.
Punto de pedido y stock de seguridad: cuándo pedir y cuánto colchón
El punto de pedido es la cantidad de stock por debajo de la cual toca pedir: lo que vas a vender mientras llega el pedido, más el colchón de seguridad. Se calcula con el consumo diario y los días de plazo y de seguridad. Cuando el stock actual lo alcanza, la plantilla marca «Pedir».
Otro ejemplo ficticio: un producto con 135 unidades vendidas en 90 días, 9 en estantería, plazo de reposición de 2 días y 5 días de seguridad.
Consumo diario = 135 ÷ 90 = 1,5 unidades.
Cobertura = 9 ÷ 1,5 = 6 días.
Punto de pedido = 1,5 × (2 + 5) = 10,5, que se redondea a 11.
Como 9 es menor o igual que 11, la acción es «Pedir».
Dos matices para usarlo con criterio. El consumo diario es una media: si una referencia es estacional o tiene picos, la media de 90 días te engaña, y conviene acortar el periodo o subir el stock de seguridad en esa referencia. Y el stock de seguridad lo fijas tú, referencia a referencia, según lo que te pasa de verdad: si un producto se te agota a menudo, dale más días; si te sobra, bájalos.
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Caducidades: primero en caducar, primero en salir
La hoja de lotes ordena la salida por caducidad: sale antes el lote que antes caduca, que es el criterio FEFO (first expired, first out). Cada lote queda en «Caducado», «Revisar» u «OK» según los días que le quedan frente al plazo de aviso. Con 90 días de aviso, ves con margen lo que conviene mover.
La diferencia con FIFO, que saca primero lo que entró primero, es que en medicamentos un lote posterior puede caducar antes que uno anterior. Por eso la plantilla guarda la caducidad por lote y no por referencia. Para verlo ordenado, filtra la hoja «Lotes» por «Días hasta caducidad» de menor a mayor.
Un ejemplo con el producto anterior: si uno de sus lotes, de 30 unidades a 4,20 € de coste, caduca dentro de 20 días, queda en «Revisar» y 126 € de stock a coste pasan al resumen. La decisión es tuya: colocarlo delante, no reponer hasta que salga o consultar con tu proveedor si cabe una devolución.
La plantilla no sustituye lo que dice el envase ni la ficha técnica. La guía europea de la ficha técnica pide que en los apartados 6.3 y 6.4 conste el periodo de validez del medicamento tal como se vende y sus precauciones de conservación (Comisión Europea, guía de la ficha técnica, rev. 2, septiembre de 2009). Si una referencia tiene condiciones especiales, eso manda sobre cualquier hoja.
Alertas de calidad: encontrar un lote en un minuto
Registrar el lote sirve también para reaccionar rápido ante una alerta. La AEMPS explica que sus retiradas por defectos de calidad son medidas preventivas y que suelen referirse a uno o varios lotes de fabricación. Si tienes los lotes en una hoja, comprobar si alguno de los afectados está en tu farmacia es buscar un número.
Según la AEMPS, las alertas se dirigen, en general, a los agentes de la cadena de distribución y dispensación, entre ellos las oficinas de farmacia, y lo que se pretende es que las unidades del medicamento afectado que estén en esa cadena sean devueltas a los laboratorios y no lleguen a los pacientes. Aunque el defecto detectado afecte a un solo envase, la retirada preventiva se ordena sobre el lote completo (AEMPS, «Alertas farmacéuticas y retiradas de medicamentos de uso humano por defectos de calidad: información adicional», versión 2, 4 de noviembre de 2014, consultada el 3 de noviembre de 2026).
Qué hacer exactamente con un lote afectado lo indica cada alerta y el procedimiento de tu farmacia. La hoja te da la primera respuesta: si lo tienes, en qué referencia y cuántas unidades. Para ello, anota el lote al recibir el pedido. Si tu programa de gestión ya lo registra, la hoja puede ser solo para lotes de caducidad corta.
Conseguirás dejar de perder ventas por quedarte sin stock en el momento equivocado
Es uno de los objetivos del programa; el dossier recoge sus ocho módulos.
La rutina: diez minutos a la semana y media hora al mes
La plantilla solo sirve si se revisa. Esta rutina es una propuesta, no un estándar del sector: cabe en una semana normal y se ajusta a tu ritmo. Cada semana miras lo urgente, referencias a pedir y lotes por revisar, y cada mes miras el resumen y afinas los parámetros.
Cuándo | Qué haces | Dónde miras |
|---|---|---|
Cada semana (unos 10 minutos) | Actualizar existencias y ventas; pasar los pedidos de las referencias en «Pedir»; revisar los lotes en «Revisar» | «Referencias» (columna Acción) y «Lotes» (columna Estado) |
Cada mes (unos 30 minutos) | Leer el resumen; decidir qué hacer con las referencias «Sin movimiento»; ajustar stock de seguridad donde hubo roturas o excesos | «Resumen» y «Referencias» |
Para montarla en una tarde:
Descarga la plantilla y borra las filas de ejemplo (solo las columnas de color crema).
Exporta de tu programa de gestión el listado de productos con coste y las ventas de los últimos 90 días, y pégalo en «Referencias».
Anota en «Lotes» las existencias por lote con su caducidad. Empieza por las referencias de mayor valor o de caducidad más corta; el resto puede esperar.
Rellena el plazo de reposición y el stock de seguridad de cada referencia. Si dudas, pon pocos días y ajusta.
Mira «Resumen», apunta los valores de este mes y repite el mes que viene con el mismo periodo para que se puedan comparar.
De la hoja de cálculo a la predicción
Una hoja de cálculo resuelve el control de stock de una farmacia pequeña o de una referencia concreta. El siguiente paso es que los datos salgan solos del programa de gestión, con alertas y, después, con previsión de demanda. Eso es análisis de datos aplicado a la farmacia, y se aprende.
Ese terreno aparece en el programa de especialización Digitalización, Robótica e IA en la Oficina de Farmacia de BePharma. Su ficha (consultada el 3 de noviembre de 2026) lo describe con una duración de 9 meses, «100% online», 30 ECTS y «A tu ritmo», y lista ocho módulos. Tres de ellos tienen que ver con esta plantilla:
«Módulo 1: Diagnóstico Digital Y Análisis Operativo De La Oficina De Farmacia», que encaja con el punto de partida: qué datos tienes y cómo se mueve tu farmacia.
«Módulo 4: Business Intelligence Aplicado A La Farmacia», que encaja con el paso de la hoja manual a un cuadro automático.
«Módulo 6: IA Analítica Y Predicción», que encaja con anticipar la demanda en lugar de reaccionar a ella.
Entre los objetivos que enumera la ficha figura «Conseguirás dejar de perder ventas por quedarte sin stock en el momento equivocado», que es justo lo que busca el punto de pedido de esta plantilla. Y si estás valorando qué tecnología tiene sentido en tu farmacia, la guía de digitalización y robotización de la oficina de farmacia y la de cuánto cuesta y cuándo compensa un robot te ayudan a decidir con criterio.
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El dossier amplía el contenido del programa de Digitalización, Robótica e IA en la Oficina de Farmacia.
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¿Cada cuánto debo revisar el stock de la farmacia?
Esta plantilla propone dos ritmos: una revisión semanal corta, centrada en las referencias marcadas «Pedir» y en los lotes marcados «Revisar», y una revisión mensual del resumen. No es una obligación ni un estándar del sector. Es una rutina que cabe en una agenda real, y puedes ajustarla a tu rotación.
¿Qué es FEFO y en qué se diferencia de FIFO?
FIFO saca primero lo que entró primero. FEFO saca primero lo que caduca primero. En medicamentos conviene FEFO, porque un lote que llega después puede tener una caducidad más corta que otro anterior. La hoja de lotes de la plantilla te lo muestra ordenando por fecha de caducidad.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad?
En esta plantilla se expresa en días de consumo y lo fijas tú, referencia a referencia. Empieza por unos pocos días en los productos que se agotan con frecuencia o cuyo proveedor tarda más, y ajusta cuando veas roturas o excesos. No hay una cifra válida para todas las farmacias.
¿Qué hago con los lotes que aparecen como «Revisar»?
Compruébalos en el estante, colócalos delante para que salgan antes y decide si conviene reducir el siguiente pedido de esa referencia. Si valoras devolver unidades, consulta con tu proveedor o laboratorio las condiciones, porque no son las mismas en todos los casos.
¿Dónde se aprende a automatizar el control de stock de una farmacia?
En el programa de especialización Digitalización, Robótica e IA en la Oficina de Farmacia de BePharma. Su ficha (consultada el 3 de noviembre de 2026) incluye el «Módulo 1: Diagnóstico Digital Y Análisis Operativo De La Oficina De Farmacia», el «Módulo 4: Business Intelligence Aplicado A La Farmacia» y el «Módulo 6: IA Analítica Y Predicción».
