Un cuadro de mando para una oficina de farmacia cabe en una hoja de cálculo con doce indicadores, agrupados en cuatro bloques: ventas, margen, stock y equipo. Se rellena una vez al mes con datos que ya tiene tu programa de gestión, y se lee en diez minutos. Aquí tienes la plantilla completa, con sus fórmulas, para copiarla tal cual.
Un aviso sobre los números: la plantilla no trae valores. Cada celda de «Este mes» es un campo en blanco para ti, y los objetivos los fijas tú a partir de tus propios datos. Así lo que mides es tu farmacia, no la de otro.
La plantilla: doce indicadores en cuatro bloques
Copia esta tabla a Excel o a Google Sheets. Las fórmulas son definiciones de trabajo propias de esta plantilla: no son una norma, y lo importante es que las fijes una vez y no las cambies durante el año, para que los meses se puedan comparar entre sí.
Bloque | Indicador | Cómo se calcula | De dónde sale el dato |
|---|---|---|---|
Ventas | 1. Ventas sin IVA | Suma de ventas del mes sin IVA | Programa de gestión (informe de ventas) |
Ventas | 2. Número de tickets | Tickets emitidos en el mes | Programa de gestión |
Ventas | 3. Ticket medio | Ventas sin IVA ÷ número de tickets | Calculado |
Margen | 4. Margen bruto (%) | (Ventas sin IVA − coste de compra de lo vendido) ÷ ventas sin IVA | Programa de gestión (informe de márgenes) |
Margen | 5. Peso de cada tipo de venta (%) | Ventas de cada tipo (receta, venta libre…) ÷ ventas totales, según la clasificación de tu programa | Programa de gestión |
Stock | 6. Rotación | Coste de lo vendido en el periodo ÷ stock medio a precio de coste | Programa de gestión (valoración de stock) |
Stock | 7. Cobertura (días) | Stock a coste ÷ (coste de lo vendido ÷ días del periodo) | Calculado |
Stock | 8. Stock con caducidad en 90 días (% del stock a coste) | Valor a coste de lo que caduca en 90 días ÷ stock total a coste | Listado de caducidades |
Stock | 9. Referencias sin movimiento en 180 días | Referencias con existencias y cero ventas en 180 días | Programa de gestión (listado de stock) |
Stock | 10. Roturas en imprescindibles (%) | Referencias de tu lista de imprescindibles sin existencias en la fecha de corte ÷ total de la lista | Recuento propio |
Equipo | 11. Ventas por hora trabajada | Ventas sin IVA ÷ horas trabajadas por el equipo | Cuadrante + programa de gestión |
Equipo | 12. Coste de personal sobre ventas (%) | Coste de personal del mes ÷ ventas sin IVA | Contabilidad o gestoría |
Dos decisiones que te tocan a ti antes de empezar: qué referencias entran en tu lista de «imprescindibles» (las que no te puedes permitir no tener a mano) y con qué criterio clasificas el tipo de venta. Anótalas en una pestaña aparte; son la base de que las cifras sean comparables.
Lleva la plantilla un paso más allá
El dossier del programa de Digitalización, Robótica e IA en la Oficina de Farmacia recoge los módulos de diagnóstico y de inteligencia de negocio.
Cómo usar la hoja de seguimiento mensual
La hoja de seguimiento es la segunda tabla: una fila por indicador y cuatro columnas que rellenas cada mes. Con tres datos por fila, el mes anterior, el actual y el objetivo, ves de un vistazo hacia dónde se mueve cada cifra y qué toca revisar.
Indicador | Mes anterior | Este mes | Objetivo | Estado |
|---|---|---|---|---|
1. Ventas sin IVA | ||||
2. Número de tickets | ||||
3. Ticket medio | ||||
4. Margen bruto (%) | ||||
5. Peso de cada tipo de venta (%) | ||||
6. Rotación | ||||
7. Cobertura (días) | ||||
8. Stock con caducidad en 90 días (%) | ||||
9. Referencias sin movimiento en 180 días | ||||
10. Roturas en imprescindibles (%) | ||||
11. Ventas por hora trabajada | ||||
12. Coste de personal sobre ventas (%) |
Para sacarle partido, sigue este orden:
Calcula el punto de partida. Rellena la columna «Mes anterior» con los datos del mes pasado y, si puedes, de los doce últimos meses.
Fija el objetivo con tu historia. Parte de tu mejor trimestre del último año y pon una mejora que te parezca razonable. Evita las medias ajenas: tu farmacia y tu barrio son distintos de los de cualquier otra.
Marca el estado con un criterio sencillo. Verde si estás en el objetivo o mejor, ámbar si te alejas un poco, rojo si te alejas bastante. Define qué es «un poco» en la primera reunión y no lo muevas.
Haz una pregunta por cada rojo. Un indicador que cae es una pista, no un veredicto. Mira qué cambió ese mes (una baja en el equipo, un proveedor, una campaña) antes de decidir nada.
Reúnete siempre el mismo día. Diez minutos con el equipo, el mismo día cada mes.
Qué cuenta cada bloque del cuadro de mando
Cada bloque responde a una pregunta distinta: cuánto vendes, cuánto te queda, cuánto dinero tienes parado en el almacén y cómo trabaja el equipo. Leerlos juntos es lo que da valor al cuadro, porque un indicador aislado casi nunca explica nada.
Ventas. Las ventas sin IVA dicen cuánto entra; los tickets y el ticket medio dicen cómo: si sube la venta porque entra más gente o porque cada persona compra más. Son dos historias distintas y piden decisiones distintas.
Margen. El margen bruto es lo que queda tras pagar lo vendido. Mira su evolución más que su valor absoluto, y cruza el indicador 4 con el 5: si cambia el peso de cada tipo de venta, el margen global se mueve aunque no hayas hecho nada distinto. Esta plantilla no da cifras de margen ni toca los regulados: lo que importa es tu serie histórica.
Stock. Es el bloque con más recorrido. La rotación y la cobertura dicen lo mismo desde dos ángulos: cuántas veces renuevas el almacén y para cuántos días te alcanza. Las caducidades próximas, las referencias sin movimiento y las roturas completan el cuadro: dinero parado por un lado y ventas que se escapan por el otro.
Equipo. Ventas por hora trabajada y coste de personal sobre ventas sirven para organizar turnos con datos. No miden a nadie: miden cómo está repartido el trabajo.
Un ejemplo de cálculo, con números inventados
Para comprobar que entiendes las fórmulas de stock, sigue este ejemplo. Los números son ficticios y no representan a ninguna farmacia real; están aquí solo para ilustrar el cálculo.
Imagina una farmacia que en un trimestre (90 días) tiene un coste de lo vendido de 90.000 € y un stock medio a coste de 30.000 €:
Rotación = 90.000 ÷ 30.000 = 3 vueltas en el trimestre.
Cobertura = 30.000 ÷ (90.000 ÷ 90) = 30.000 ÷ 1.000 = 30 días.
Es decir, con ese ritmo de ventas el almacén cubre unos treinta días. Lo útil no es el número en sí, sino cómo evoluciona: si la cobertura sube mes a mes sin que suban las ventas, estás acumulando stock; si baja de golpe, quizá te estás quedando corto en algo que se vende. Ponlo con tus datos y verás en qué zona estás.
Del Excel al cuadro de mando automático
Consulta en el dossier cómo se organizan los ocho módulos del programa.
De la hoja de cálculo al cuadro de mando automático
La hoja de cálculo es un buen primer paso, y funciona. El siguiente nivel es que el cuadro se actualice solo, con gráficos y alertas, a partir de los datos de tu programa de gestión. Eso es inteligencia de negocio, y se aprende.
Ese terreno aparece en el programa de especialización Digitalización, Robótica e IA en la Oficina de Farmacia de BePharma. Su ficha (consultada el 29 de octubre de 2026) lo describe con una duración de 9 meses, «100% online», 30 ECTS y «A tu ritmo», y lista ocho módulos. Dos de ellos tienen que ver directamente con esta plantilla:
«Módulo 1: Diagnóstico Digital Y Análisis Operativo De La Oficina De Farmacia», que encaja con el punto de partida: qué datos tienes y cómo se mueve tu farmacia.
«Módulo 4: Business Intelligence Aplicado A La Farmacia», que encaja con el paso de la hoja manual a un cuadro de mando de inteligencia de negocio.
Entre los objetivos que enumera la ficha figura «Conseguirás dejar de perder ventas por quedarte sin stock en el momento equivocado», un asunto que tocan los indicadores de roturas y de cobertura de esta plantilla.
Si estás valorando qué tecnología tiene sentido en tu farmacia, tienes dos guías para decidir con criterio: digitalización y robotización de la oficina de farmacia y robotización de la farmacia: cuánto cuesta y cuándo compensa. El cuadro de mando te da el dato para responder con números.
Siguiente paso
Empieza este mes con cinco indicadores, los que más fácil te salgan, y amplía hasta los doce cuando el proceso sea rutina. Si quieres ver cómo se construye el cuadro de mando automático, el dossier del programa recoge los módulos y la estructura completa.
Echa un vistazo al temario con calma
El dossier amplía el temario y la estructura del programa.
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¿Cuántos indicadores debe tener el cuadro de mando de una farmacia?
Los que puedas revisar cada mes sin que se convierta en una carga. Esta plantilla propone doce, repartidos en ventas, margen, stock y equipo. Si empiezas, quédate con cinco o seis, domina su cálculo y añade el resto cuando los datos salgan solos del programa de gestión.
¿De dónde saco los datos para rellenar la plantilla?
Del programa de gestión de tu farmacia: ventas, tickets, compras y stock se pueden exportar por periodos. Las horas de personal salen del cuadrante. Si algún informe no existe en tu programa, pide al proveedor cómo extraerlo antes de comprar nada nuevo.
¿Qué objetivo pongo a cada indicador?
El de tu propia historia. Calcula cada indicador con los datos del año anterior y fija el objetivo como una mejora razonable sobre ese punto de partida. Esta plantilla no incluye valores de referencia de otras farmacias porque cada una parte de una situación distinta.
¿Dónde se aprende a construir un cuadro de mando con inteligencia de negocio?
En el programa de especialización Digitalización, Robótica e IA en la Oficina de Farmacia de BePharma, cuya ficha (consultada el 29-10-2026) incluye el «Módulo 4: Business Intelligence Aplicado A La Farmacia» y el «Módulo 1: Diagnóstico Digital Y Análisis Operativo De La Oficina De Farmacia».
