Marketing de eventos: Cómo planificar y ejecutar eventos exitosos

Los eventos empresariales se dan por muchos motivos, el principal de ellos es generar mayor interacción y alcance entre los aliados comerciales como clientes potenciales. 

De hecho, el marketing de eventos es muy interesante, especialmente para aquellas empresas vinculadas al ramo de la innovación, la  tecnología y las comunicaciones. La creación de convenciones y festivales muestran su organización, logística y autoridad en el mercado. 

Los eventos exitosos se miden de acuerdo a los objetivos previos que se establece en el departamento de marketing, los cuales casi siempre se relacionan a tener mejores conexiones y estrategias de venta directa. 

En este artículo queremos que aprendas esos trucos que harán de tus eventos toda una experiencia que tus invitados jamás olvidarán, además de otras estrategias de marketing que llevarán tus productos o servicios al siguiente nivel. 

¿Qué es el marketing de eventos? 

Si bien es cierto, el marketing es un concepto amplio dada las diferentes utilidades que se le puede dar. Consiste en la promoción directa de una marca a través de una reunión entre aliados comerciales o clientes. 

La interacción es uno de los elementos protagonistas, porque se realizan con la intención estratégica de impulsar algo. Por ejemplo, existen marcas como Apple que crean conferencias privadas para presentar sus innovaciones del año o grandes en el marketing que aperturan eventos tipo feria para ganar aliados nuevos. 

Dado los nuevos condicionantes que ahora vemos tras la pandemia, los eventos online también forman parte del marketing gracias a las masterclasses o seminarios digitales. El objetivo es que se preste la comunicación invitado-empresa para traer resultados positivos. 

¿Por qué tengo que aplicar marketing de eventos? 

Sea que estés comenzando en tu negocio o no, los festivales o conferencias son alternativas positivas a las que se puede sacar provecho como:

• Te permite transmitir tu mensaje con claridad a través de actividades y charlas. 

• Oportunidad de conexión con socios, proveedores y clientes potenciales de tu rubro. 

• Identificar nuevas tendencias mientras se interactúa. 

• Encontrar nuevos patrones de comportamiento en el consumidor.

En la actualidad, de acuerdo a Forrester Research, estos acontecimientos representan el 24% de los presupuestos de organizaciones con estructura B2B, donde la mitad de ellos se darán de forma presencial y la otra mitad digital de acuerdo a la cultura de las empresas en cuestión. 

¿Qué tipo de eventos puedes hacer? 

El marketing de eventos es multifacético, por lo que se puede casi cualquier cosa. Lo importante es que previo al evento el departamento de comunicación consigne los objetivos principales. Cada modalidad tiene un impacto diferente en las personas, debido a: 

1. Conferencias 

Es realizada por empresas muy posicionadas en los mercados, como empresas de tecnología como Apple. Su estructura es de estilo dinámico donde la organización presenta sus mejores oradores para hablar de temas concretos sobre un rubro. Tal es el caso de universidades sobre sus pensum de estudio o empresas de marketing hablando de estrategias para el futuro. 

El ambiente busca ser más formativo para que los aliados y clientes puedan tomar acción de inclusión y compra. 

2. Ferias comerciales 

Es uno de los eventos más comunes, su cobertura es una de las mejores. Consiste en invitar a un gran número de personas para que junto a otras marcas aliadas coloquen sus stand de promoción de productos y servicios. 

Uno de los objetivos principales es: 

• 1. Ofrecer vacantes de trabajo. 

• 2. Conectar con proveedores. 

• 3. Divertirse desde la cultura de las empresas. 

Los eventos de esta naturaleza casi siempre son festivales de música o eventos con enfoque central en el disfrute. Incluso, las empresas más consolidadas son capaces de cobrar entradas para acceder a la dinámica.

3. Seminarios 

Su estructura es similar a las conferencias, su diferencia es que tienen una duración mayor y se enfocan en educar a los presentes. Las alternativas son muy utilizadas entre los coach de bienestar y espiritualidad que toman los seminarios como retiros espirituales. 

4. Mesas redondas 

Ya no son tan utilizados como antes, su dinámica consiste en reunir a varios dueños de negocios o empresas a una mesa privada para discutir de interés para todos los presentes. 

Básicamente, es utilizado para los cambios de tendencia o crisis en los mercados. 

5. Cumbres 

Consiste en reuniones para ejecutivos de alto nivel como políticos y CEO de grandes empresas internacionales. El objetivo es tratar temas de gran impacto para la sociedad. 

Por lo general, se encuentran abiertas a todo público y son transmitidas en televisión. 

6. Salas virtuales 

Sea por Zoom, Google Meets o cualquier de estas plataformas que permiten reuniones online, son eventos más privados y para un número menor de personas. Estas pueden tomar dinámicas estilo conferencia o conversacionales, el objetivo es intercambiar ideas sobre un tema en específico. 

Aunque es uno de los eventos más utilizados actualmente, la modalidad virtual es limitante para algunos casos, como aquellos eventos que incluyen actividades en grupo. 

Estrategias para crear un evento exitoso 

La promoción es una de las máximas garantías para que el marketing de evento sea exitoso. Con el avance de las tecnologías, se pueden aplicar ciertas estrategias que ayudan mucho al nivel de proyección y logística. Algunas de las estrategias a utilizar son: 

1. Definir el por qué y para qué de tu evento 

El primer foco del evento tiene que ser el tipo de experiencia que se quiera impulsar, partiendo desde la premisa ¿Qué queremos comunicar? Los eventos tienen todo un marco estratégico detrás, por lo que primero como gerente de comunicación o CEO definir todo ese contenido de fondo que tendrá la conferencia, seminario o reunión. 

La clave de acuerdo a  Kevin Nguyen de Three Sixty Eight es identificar un propósito para crear formas de elevarlo al siguiente nivel o innovación. 

Una recomendación es utilizar el método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely por sus siglas en inglés). Consiste en una herramienta que busca orientar a los colaboradores de forma realista en torno a un objetivo. Además, de hacer los procesos más aterrizados y fáciles. 

2. Crea el plan de contenido y estúdialo 

Bien dice la frase: "De la carrera queda el cansancio" y es una realidad en el mundo de los negocios. No se trata de trabajar más, tener más invitados o hacer más; se trata de crear toda una experiencia desde la invitación hasta el evento como tal. 

Si has tomado la decisión de que tu negocio hará un marketing de evento, enfócate en el contenido que vas a compartir sobre él. Trata de responder todas las preguntas que tu cliente o aliado se hagan. Proyecta el evento como algo inédito y que tienes que participar para estar actualizados sobre el tema. 

Lejos de querer parecer los "sabelotodos" o "mejores", hablar desde la realidad, honestidad y pilares de tu empresa. 

3. Promociona tu evento desde varios canales de comunicación

Durante la elaboración del brief del evento, es importante que establezca el tipo de cliente o persona que quieres en el evento. De esta forma podrás evaluar su perfil sobre cómo consume información, dónde está y qué hace en su tiempo libre. 

Aunque suene un tanto cliché conocer a tu cliente te ayudará a evaluar los canales de comunicación que puedes usar para la promoción. 

Varios métodos que puedes usar pueden ser la creación de una landing page de aterrizaje donde las personas pueden leer toda la información; una cuenta en redes sociales o incluso una gira de medios para promocionar el evento. El objetivo es llegar a los lugares donde más está tu cliente ideal. 

Por ejemplo, una estrategia exitosa es si vas a realizar una conferencia y tu cliente objetivo son diseñadores. Para atraer su atención se tiene que explotar la parte visual para que esté se sienta interesado en saber más, es hablar a través de los elementos gráficos. 

Ahora, si eres una editorial y buscas hacer una convención de escritores, la narrativa debe ser más poética y enfocada a los intereses de la audiencia. Los canales de comunicación pueden ser redes sociales para escritores como Wattpad o foros de literatura. 

4. Crea recuerdos memorables y hashtag

Muchas empresas crean experiencias que repiten por años, es decir que anualmente hacen el mismo evento. Instagram y Twitter son los ejemplos más sólidos de esta estrategia de eventos, los cuales reúnen sus comunidades para hablar de los algoritmos o premiar a sus usuarios más destacados. 

Para estos momentos, crear un Hashtag memorable y único te permite diferenciarte en las redes sociales. También puede convertirse en un slogan que te de autoridad en el nicho. 

Según Neal Schaffer, CEO y Principal Social Media Strategy Consultant en Maximize Your Social:

“Hacer que las personas sepan de antemano el hashtag de su evento es una herramienta promocional increíble. Cuando la gente comienza a ver tweets y retweets y publicaciones que tienen un determinado hashtag, incluso si no saben de qué se trata, ese hashtag hará que la gente se interese en él y vaya al evento».

5. Usa embajadores 

En una era donde los influencers son cada vez más famosos, no suena una idea descabellada tomar uno para que se convierta en el embajador de tu evento. Tal es el caso de grandes empresas como Pepsi que toman a influencers o personas famosas para promocionar sus festivales y productos. 

Eso sí, el personaje que elijas debe estar perfilado dentro de lo que es la marca. Porque es incoherente utilizar a un influencer de fútbol para una marca de inflables infantiles. 

Una buena selección de personaje te permitirá llegar a nuevas comunidades y alcanzar a tu audiencia. 

Herramientas que facilitan la organización en el marketing de eventos 

La tecnología llegó para facilitar todos los procesos logísticos. En el caso del marketing de eventos existen algunas herramientas que mantendrán aterrizado y enfocado al equipo. 

La gran mayoría son de membresía gratuita. No obstante, si eres una empresa que acostumbra a hacer encuentros constantemente, lo ideal es contratar una de estas empresas: 

1. Trello 

Es una de las herramientas de organización más conocidas por su sistema en cuadros de trabajo. Funciona tanto para ordenadores como para móviles.

Lo positivo de Trello es que el líder del evento puede manejar varios sectores del evento en un mismo tablero con deadline y explicar dentro de las órdenes de trabajo lo que requiere. 

2. Bizzabo

Es una herramienta importante para las personas que necesiten ver todo el evento desde un solo lugar. Permite tanto el manejo de la comunidad como de tu equipo de trabajo. 

Además, es un excelente canal para cargar los documentos y emitir las correcciones a los colaboradores. 

3. Cvent

Su interfaz se enfoca en la gestión de eventos vinculados a hoteles, viajes y prácticamente todo lo relacionado con hospitalidad.

Posee herramientas prácticas para el manejo de datos, panel de administración, gestionar pagos y organizar tareas de ejecución. 

4. Regonline

Si estás buscando una alternativa fácil de trabajar y que te permita optimizar todos los procesos, te aseguramos que Regonline es tu opción ideal. 

Sus funciones son más básicas, pero igual de funcionales para casi cualquier evento. Aunque se recomienda que si se trata de escenarios más grandes como convenciones de varios días se implemente una herramienta con mayor alcance. 

Si no lo puedes medir, no lo puedes mejorar... 

Durante y después de cada evento es importante que puedas medir los resultados obtenidos. Es así como tanto gerentes como el equipo pueden determinar los puntos de mejoras para el siguiente evento corporativo. 

Si bien es cierto, existen varias alternativas que te permiten medir si se logró o no los objetivos que se establecieron al inicio del evento. Entre ellas se encuentran las siguientes: 

1. Métricas en redes sociales 

Lo primero que el equipo de comunicación debe tomar en cuenta son las métricas en redes sociales como Facebook ADS. Las mismas plataformas ofrecen renglones personalizados y generales de las personas que interactuaron con la cuenta como tal. 

También existen otras herramientas como HootSuite o Buffer que ofrecen informes estándares con cifras. Lo ideal es que se haya establecido una meta inicial y partiendo de ella medir qué tantas personas se lograron alcanzar. 

2. Entradas financieras 

Paralelamente a si fue una conferencia o stand con productos, todos los eventos tienen que traer una remuneración económica. Es decir que genera dinero, sea por cobro de entradas o venta de algún producto. 

En el caso de las ferias comerciales, la dinámica no se centra en la venta directa. No obstante, las conferencias y demás reuniones grupales si, incluyendo los eventos digitales que siempre al final promocionan un servicios o producto hight tickets. 

Las mediciones en este rango dependen del departamento de ventas que establece un informe de cuantos productos o entradas se vendieron para luego ser comparadas con la meta inicial. Un evento exitoso es aquel que haya cumplido al menos el 60% de los objetivos. 

3. Satisfacción de la comunidad 

El lugar, los exponentes, la tasa de participación y fidelidad con la marca son variables que se toman en cuenta en las proyecciones de rendimiento. 

Pueden ser medidas mediantes interacción en redes sociales o encuestas rápidas en el evento. Muchas empresas también envían un correo o mensaje de texto luego de la actividad para obtener mayores detalles. 

El marketing de eventos es una herramienta positiva para alcanzar a más personas. Haz saber en los comentarios ¿De qué forma los aplicarías en tu empresa o trabajo? Te leemos en los comentarios.