Así puedes tener una comunicación efectiva en tu empresa

Comunicarte con otras personas es uno de los aspectos más importantes del día a día de, sobre todo si tienes una empresa. Es hora de que conozcas cómo puedes expresar tu mensaje de la mejor manera con una comunicación efectiva. 

Para dirigir un equipo no basta con tener conocimientos técnicos. Las personas tienen sentimientos que influyen en el rendimiento laboral y puedes elevarlo al máximo si expresas tus ideas adecuadamente. 

Olvídate de los métodos anticuados de órdenes, prohibiciones y hermetismo. Es momento de la colaboración y la empatía para generar la armonía perfecta que permitirá conseguir los resultados que siempre quisimos. 

¿Comenzamos ya? 

¿Qué es una comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es el proceso de enviar información con la mayor claridad posible para que el interlocutor comprenda el mensaje lo más rápido posible. La idea es que no queden dudas sobre lo que dijiste para evitar errores en la empresa.

¿Cuántas veces te ha pasado que te dicen tantas cosas en un momento dado que no entendiste absolutamente nada? Esto ocurre en pequeñas y grandes empresas, ya que invierten en muchos elementos pero no se preocupan por crear el contexto adecuado para transmitir información entre empleados y departamentos.

Lo más interesante es que abarca desde la comunicación verbal, no verbal, escrita, formal, informal y mucho más. 

Por lo tanto, si deseas ser lo más productivo posible es momento de que te preocupes por comunicarte adecuadamente para conseguir los objetivos.

Tipos de comunicación

Muchas veces pensamos que existe solo un tipo de comunicación en la empresa, pero la realidad es que va mucho más allá. Descúbrelo:

Verbal

Se trata de la comunicación que usa las palabras emitidas por la boca, así que es la más común y práctica en muchos casos. Se utiliza en reuniones, llamadas telefónicas, presentaciones y hasta en conferencias.

A pesar del surgimiento en la inteligencia artificial, se ha demostrado que aún es una forma de comunicación muy importante, así que no pretendas sustituir la voz humana por robots cuando puede hacerlo una persona.

No verbal

Usa todo menos palabras habladas, así que se apoya en gestos, señas, postura y hasta vestimenta para emitir un mensaje.

Es una gran forma para comunicarse con el cliente, ya que entiendes su forma de ser e intereses, podrás vestirte de alguna manera en específica para mejorar los resultados de tu negocio.

Escrita

El mensaje se emite a través de las palabras escritas, así que omite cualquier tipo de señal o sonido.

Incluye correos electrónicos, informes, memorandums y hasta chatbots para resolver todo tipo de problema con los clientes y con los miembros de la organización.

¿Qué tan importante es? Pues hasta un 16% de los clientes indicó que el mail es el canal preferido para recibir información sobre una empresa, así que es momento de que lo valores como se lo merece.

Formal

La comunicación formal se basa en protocolos y canales muy estructurados para transmitir información en el momento preciso. Esto incluye manuales, comunicados de prensa, comunicados oficiales, etc.

Son usados en la mayoría de los casos para enviar mensajes específicos a varios miembros de una empresa y omiten vías más informales como la mensajería instantánea para evitar confusiones.

Informal

Por su parte, la comunicación informal es casual, espontánea y se caracteriza por evitar cualquier tipo de protocolo que hay en la modalidad formal. 

Si puede ser un whatssap, correo o mensaje de texto, se usará con tal de transmitir el mensaje. 

Vertical

Se divide en ascendente, que va de los niveles inferiores a los más altos dentro de una empresa y descendente, desde los directivos hasta los inferiores en la empresa.

Horizontal

Es la comunicación que se ejecuta entre miembros de una empresa u organización que tienen cargos similares o de igual rango.

¿Qué tan importante es la comunicación efectiva?

Saber comunicarse de forma efectiva dentro de una empresa es trascendental para lograr los objetivos que se impuso la organización a principios de año. Al final de todo, el éxito es la suma de esfuerzos colectivos que van en una misma dirección, y para eso se requiere de la comunicación más eficiente.

En este sentido, es muy útil a la hora de resolver problemas, ya que permite entender cuál es el origen del problema para determinar la mejor manera de llegar al punto b que tanto deseas.

Esto involucra no solo a los miembros de tu equipo, sino también a los clientes. Comunícate de forma adecuada y verás como los números mejoran significativamente en poco tiempo.

 ¿Quiénes se benefician de la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es parte fundamental de cualquier empresa porque permite transmitir las ideas que queremos lograr en un área en específico. Por lo tanto, no se beneficia solo una persona, sino el grupo en general.

Veamos quiénes se benefician con esta comunicación:

Vendedores

Los vendedores son la fuerza comercial de cualquier empresa y son los que ponen el producto delante de los clientes, así que son parte trascendental de cualquier negocio.

Lamentablemente, son olvidados por muchos miembros, pero con una comunicación efectiva transmitirás la importancia que tienen y se encargarán de emitir las palabras adecuadas para concretas nuevas ventas.

Te recomendamos que hagas seminarios y cursos generales con especialistas en la materia para actualizarlos en las formas en cómo abordar al usuario y las técnicas que debe usar para cerrar de forma efectiva. 

Líderes

Como líderes nos referimos a aquellos que tienen los cargos más altos dentro de las organizaciones, generalmente directivos, fundadores, ceos y accionistas. 

Muchas veces suelen ser distantes de los niveles medios y bajos, pero esto se puede evitar con una comunicación adecuada. La idea es ser lo más cercano posible para generar confianza en todo el equipo de trabajo.

Gerentes

Los gerentes son los más beneficiados al aplicar una estrategia de comunicación efectiva. A diferencia de los rangos más altos, aquí tienes que hablar constantemente con diferentes trabajadores para resolver problemas y cumplir con las metas trazadas por la superioridad.

¿Cómo lo haces? Con empatía, practicidad y efectividad. Así generarás mejor armonía en el equipo de trabajo y serás más valorado por tus compañeros.

Servicio al cliente

Los representantes del servicio al cliente son uno de los que más se benefician al aplicar una comunicación efectiva. 

Sabemos que es de las funciones más complejas que hay porque tienes que resolver cualquier duda que tenga el usuario y en muchas ocasiones no está muy contento. Por lo tanto, es importante tener paciencia y comprender que el cliente está allí por una razón, así que hay que guiarlo en todo momento.

Asegúrate de formar a tus empleados en esta área para evitar confusiones y notarás como los números mejoran con el pasar del tiempo.

Elementos de la comunicación efectiva

Claridad

La comunicación efectiva debe tener claridad en todo momento, así que la ambigüedad tiene que evitarse a como dé lugar. ¿Cómo lo implementamos? Hablando más lento para que nos entiendan, usar referencias culturales adaptadas al contexto de la conversación y proyectar la voz de forma adecuada.

Propiedad

Por otro lado, es importante que elijas cuidadosamente las palabras que emitirá según la persona con la que hablas y el objetivo que tengas en la cabeza. 

Hablar con propiedad significa saber lo que dices y tener conocimiento de este tema en cuestión. Por eso tendrás que vigilar tu ortografía, contenido, gramática y el formato según el medio que uses para comunicarte con el interlocutor.

Concisión

La concisión se relaciona con la practicidad del mensaje y decir solo lo que requiera el momento. A veces, menos es más, sobre todo cuando se trata de comunicación y es hora de ponerlo en práctica.

El mensaje conciso ahorra tiempo, evita confusiones y llama la atención de tus compañeros y clientes. Aplícalo y verás la diferencia. 

Retroalimentación

La comunicación para que sea efectiva debe tener al menos dos vías: una entrada y una salida, es decir, emisor y receptor. Entonces, la idea es que entre ambas partes haya una retroalimentación constante para transmitir el mensaje de manera adecuada.

Entonces, cada vez que la otra persona comente algo, préstale atención y pide que te aclare cualquier duda en caso de existir. Así evitarás confusiones y le sacarás el máximo provecho a cada palabra.

Empatía

Es fundamental adaptarte al nivel del interlocutor y usar frases que entienda en la mayoría de los casos. La empatía se trata de ponerse en los zapatos del otro para ver la situación según su perspectiva.

En este sentido, evitar juzgar o suponer hasta que el interlocutor te aclare el asunto. Créenos que esto ahorrará muchos dolores de cabeza a mediano plazo. 

Escucha activa

Para comunicar, hay que escuchar, así que antes de emitir cualquier palabra asegúrate de oír cualquier comentario que tenga esa persona, así ahorrarás tiempo e irás directo al grano. 

Esto ocurre en toda la conversación, inicio, en medio y al final, así que es trascendental escuchar todo lo que sea necesario para que la comunicación fluya.

Comunicación no verbal

El lenguaje corporal es parte fundamental a la hora de transmitir cualquier mensaje. De hecho, algunos estudios indican que más del 50% de la comunicación proviene de este elemento, así que tienes que prestarle atención si no quieres confundir a la otra persona.

Te sugerimos que mantengas una postura erguida, con los brazos abiertos, piernas relajadas y un tono acorde al contexto de la conversación.

Además, valora el lenguaje no verbal de tu audiencia para determinar qué tan bien o mal llega el mensaje. 

Respeto

El respeto es un valor que se gana, así que para que te respeten primero tienes que ejercer ese valor por tu propia cuenta. La idea es que llames a cada quien por su nombre y siempre en tono amistoso para evitar malos momentos.

Los sobrenombres y apodos déjalos para otra ocasión que sea más informal. Ah, y no olvides el tono de voz amistoso para que el interlocutor se sienta feliz de hablar contigo. Así aumentarás las posibilidades de crear una comunicación efectiva.

Recomendaciones finales

No cabe duda de que la comunicación es parte fundamental del día a día de cualquier empresa y no darle la atención que se merece marcará la diferencia entre el éxito o fracaso de esa organización. 

Enfocarse solo en los números y dejar un valor intangible tan importante como este puede ser un error garrafal, así que es importante evitarlo en la medida de lo posible. 

Enfócate siempre en la armonía y en preparar a tu gente para los retos que enfrentarán en el día a día, no solo en la parte técnica, sino en el trato con los demás. Así y con un poco de paciencia verás cómo esos objetivos que te planteaste llegan con el pasar del tiempo. 

Esperamos que con estas sugerencias entiendas la importancia de la comunicación efectiva y cómo puedes aplicarla en tu organización para reducir al mínimo los cuellos de botella que se producen por no comunicarte adecuadamente.

¿Y tú qué piensas de todo esto?