PMO: project management office ¿cómo puede ayudar a las empresas?

¿Tienes una empresa y no sabes gestionar la cantidad de objetivos que se plantearon para los próximos trimestres? Es hora de que le eches un vistazo al PMO como la herramienta que tanto buscabas para poner en orden a tu organización.

Vamos, sin importar que tan pequeña o grande sea tu empresa, es importante que los directivos, gerentes y empleados en general sepan controlar cada uno de los proyectos que hay en la compañía para cumplir con las metas trazadas.

Pues bien, con la oficina de gestión de proyectos podrás organizar cada uno de los elementos que necesitas para garantizar los resultados a largo plazo. ¿Te animas a leer de qué se trata? 

¿Qué es el project management?

El project management o gestión de proyectos es la disciplina encargada de planificar, ejecutar y supervisar proyectos para cumplir objetivos dentro de un plazo, presupuesto y alcance determinados.

Su objetivo es coordinar recursos, equipos y procesos para garantizar que cada iniciativa empresarial se desarrolle de forma eficiente.

Dentro de esta disciplina aparecen diferentes roles y estructuras organizativas, entre ellas la PMO (Project Management Office), que actúa como el órgano encargado de estandarizar y supervisar la gestión de proyectos dentro de una empresa.

Funciones del PMO

Las funciones de la oficina de gestión de proyectos cambian según la empresa y su tamaño. Sin embargo, su responsabilidad en la mayoría de los casos es verificar que se cumplan cada uno de los procesos y estándares para mantener la productividad de la organización.

En este sentido, algunas de sus funciones básicas son: 

1. Supervisa y orienta en áreas tan importantes como la planificación del proyecto, seguimiento y presentación de informes y hasta el control del presupuesto asignado. 

2. Administrar los recursos humanos y financieros para resolver cada uno de los retos que se presenten.

3. Actualizar las políticas de gestión de proyectos.

4. Identificar mejores prácticas para cumplir con los objetivos propuestos a principios del proceso.

¿Qué es un project manager y qué hace?

Un project manager es el profesional responsable de planificar, coordinar y supervisar un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Entre sus principales funciones se encuentran:

• Definir los objetivos y el alcance del proyecto

• Coordinar los equipos de trabajo

• Controlar el presupuesto y los recursos

• Gestionar riesgos y resolver problemas

• Supervisar el progreso del proyecto

En muchas organizaciones, los project managers trabajan bajo la estructura de una PMO, que establece metodologías y estándares para la gestión de proyectos.

Tipos de PMO

Son muchos los tipos de oficina de gestión de proyectos. Veamos algunos de ellos a continuación: 

PMO de soporte

Primero que todo tenemos PMO de soporte que se encarga de recopilar y guardar los proyectos que estén pendientes en la empresa y los apoya en la medida de lo posible.

Cabe destacar que esta oficina no se involucra directamente con los proyectos, sino que ejerce un papel de consultoría para garantizar que los procesos se cumplan según los estándares establecidos a principios de año.

Por lo tanto, corrigen y dan sugerencias para cumplir con los objetivos que se plantearon.

PMO de control

Por otro lado tenemos un PMO de control y se diferencia porque tiene autoridad para obligar a que los diferentes equipos sigan las prácticas que se fijaron antes de comenzar a trabajar.

Esto puede abarcar desde usar herramientas específicas, aplicar metodologías que agilicen el trabajo diario y utilizar los nuevos métodos de evaluación para hacer los correctivos que sean necesarios.

En otras palabras, este PMO ejerce mucho más control que la oficina de soporte.

PMO de directiva

Mientras tanto, una oficina de gestión de proyectos de directiva tiene la capacidad necesaria para dirigir cada uno de los proyectos que tenga la organización sin importar los equipos que estén involucrados.

Aquí cada proyecto tiene un gerente que se encarga de gestionar los asuntos y envía reportes periódicamente para notificar sobre los avances o retrasos en la iniciativa. Además, ese profesional es el principal responsable del éxito o fracaso del proyecto.

Diferencia entre PMO y project manager

Aunque están relacionados, una PMO y un project manager no cumplen el mismo rol dentro de la empresa.

En resumen, la PMO define el marco de trabajo, mientras que el project manager se encarga de aplicar ese marco en cada proyecto.

Sugerencias para elegir el tipo de PMO para tu empresa

¿Quieres implementar una oficina de gestión de proyectos y no sabes cuál elegir? Ponte cómodo y descubre algunos consejos que te servirán de ayuda.

Valora el tamaño de tu empresa

Lo primero que tienes que tomar en cuenta es la cantidad de personas que trabajan en tu equipo, ya que mientras más personal tengas en el equipo, más completa y estructurada tiene que ser tu oficina de gestión de proyectos. 

Entonces, si tienes una empresa muy estructurada y muchos departamentos, lo ideal será crear una PMO de directiva para dar la asesoría necesaria sin perder el toque de control. 

Cultura de la organización

Por otro lado, es relevante que tomes en cuenta el nivel de la empresa y su cultura de trabajo. Es normal que en los primeros compases no tengan todos los estándares de procedimientos que permitan atender cada proyecto por separado, así que necesitarán más intervención por parte de los gerentes superiores.

Ahora bien, si los procesos ya se han estandarizado, puedes implementar un PMO de soporte y dejar que cada proyecto avance según los objetivos fijados. 

Nivel de autonomía

También tienes que tomar en cuenta el nivel de autonomía que deseas en tu empresa. Hay directores que les gusta que sus equipos tengan la libertad suficiente para tomar decisiones. Si ese es tu caso, tienes que elegir un PMO básico para que cada departamento tome las riendas del proyecto.

No obstante, si eres más estructurado y te gusta la centralización, tendrás que diseñar una PMO de directiva para no perder ningún avance de las iniciativas de cada proyecto.

No olvides el presupuesto

Por último, tienes que valorar cuánto capital tienes disponible para implementar tu PMO, ya que mientras más grande sea mayores recursos tendrás que invertir para que esté 100% operativa.

La idea es que esté relacionada con el tamaño y necesidades de la empresa. Por lo tanto, tómate el tiempo necesario para hablar con los administradores para que tomen la decisión ideal.

Ventajas de la oficina de gestión de proyectos

Sí, podría parecer complejo al principio, pero la realidad es que una PMO genera muchos beneficios a cualquier organización, así que es momento de que descubras algunas ventajas:

Estandarización

Lo primero que tenemos que tomar en cuenta es la estandarización, que son un conjunto de normas que permiten ejecutar una determinada tarea, ahorrando tiempo y recursos a todo el equipo.

Esto es muy útil cuando diferentes departamentos coinciden en algunos procesos como la realización de un informe. Tal vez el jefe de un área planee hacerlo de una determinada manera, pero el manual de procedimientos indica que todo el personal tiene que hacerlo de una forma específica.

¿Ahora ves la importancia de contar con un estándar de operaciones? Todo esto lo conseguirás con una oficina de gestión de proyectos. 

Resultados de calidad

No hay nadie que te pueda garantizar que una determinada estrategia te dará buenos resultados. Sin embargo, con el uso de los mismos procedimientos ayudan a mejorar la eficiencia de las actividades empresariales en su día a día, lo que puede impactar positivamente en los números de la organización.

Por lo tanto, una buena manera de crear una cultura de trabajo y armonía entre los miembros del equipo es con la estandarización, algo que puedes conseguir con una PMO.

Incentiva la colaboración

Uno de los objetivos de una PMO es fomentar la colaboración entre los diferentes equipos, ya que tiene que gestionar cada uno de los proyectos que están en curso dentro de la empresa. 

De esta manera, tiene que incentivar la participación de todos los trabajadores en los diferentes procesos que haya en la organización. Esto lo puede hacer a través de dinámicas, encuestas y actividades que fomenten la comunicación entre todos. 

Toma de decisiones

La competencia en la actualidad es tan alta que se requiere de una toma de decisiones lo más rápida posible para hacer frente a las oportunidades y amenazas que brinda el mercado. 

Cabe destacar que la oficina de gestión de proyectos centraliza casi toda la información relacionada a los procesos que se ejecutan en la empresa. Por lo tanto, cada líder o gerente tendrá los datos necesarios para tomar las decisiones que sean pertinentes.

Implementalo y verás la diferencia en muy poco tiempo.

Vínculos con los objetivos de la empresa

Por otro lado, no podemos olvidar que una oficina de PMO tiene la responsabilidad de determinar que cada uno de los proyectos que se ejecutan en la empresa están alineados con las metas de la organización.

De esta manera, si concluye que una iniciativa no generará resultados positivos a la compañía, tiene la autoridad de cancelar el proyecto porque no supone ningún beneficio para la corporación.

Prácticas para mejorar la gestión de proyectos

¿Tienes una TMO y no sabes cómo sacarle el máximo provecho? Ponte cómodo y descubre las mejores prácticas para hacer una correcta gestión de proyectos:

Gobernanza de proyectos

Es el proceso en el cual se toman todas las decisiones durante el ciclo de vida de cada proyecto. Aquí se guarda la información, se valoran los detalles internos y la forma en que colaborarán cada uno de los miembros del equipo.

Asimismo, se establece la metodología para resolver problemas y la periodicidad de los reportes que hay que mandar a la gerencia respectiva.

Informes en datos

Es importante tomar en cuenta cada una de las estadísticas que recaude el personal especializado para tomar las mejores decisiones para el proyecto.

Esto puede abarcar desde datos de los clientes, números de suscripciones, ventas, historial de compras y números del mercado que pueden influir en la iniciativa. Por lo tanto, es importante exigir estos reportes al menos una vez al mes para saber que vamos por buen camino. 

Planificación estratégica

Por otro lado, es fundamental que los líderes de la oficina de gestión de proyectos establezca una hoja de ruta a seguir a mediano y largo plazo donde se determinen aspectos tan relevantes como:

• Definición de objetivos.

• Manuales de procedimientos.

• Indicadores de gestión.

• Seguimiento al progreso.

• Comunicación entre en el equipo.

Compartir la información

Por otro lado, es muy importante establecer los mecanismos adecuados para compartir la información entre los miembros del equipo. En muchas ocasiones nos encontramos a equipos que no tienen la costumbre de compartir carpetas o herramientas con otros departamentos.

En este sentido, es responsabilidad de la oficina crear las rutinas para que la información sea 100% centralizada, lo que ayudará a mejorar la eficiencia en un gran porcentaje. 

Uso de herramientas

Por último y no menos importante, la oficina de gestión de proyectos tiene que asegurarse de que todos los trabajadores de la empresa sepan usar cada una de las herramientas tecnológicas que son necesarias para conseguir los objetivos.

De esta manera, tiene que supervisar la implementación de cada programa para garantizar que todos avancen en la misma sintonía.

¿Cómo formarse en project management?

La gestión de proyectos es una de las habilidades más demandadas en el entorno empresarial actual. Para desarrollar estas competencias, muchas personas optan por programas especializados de formación.

Un Máster en Project Management online permite aprender metodologías, herramientas y estrategias para dirigir proyectos de forma profesional, además de adquirir habilidades de liderazgo y gestión de equipos.

Este tipo de formación suele incluir contenidos sobre:

• planificación y control de proyectos

• gestión de riesgos

• metodologías ágiles y tradicionales

• liderazgo de equipos

• herramientas de gestión de proyectos

Gracias a estos programas es posible prepararse para roles como project manager, PMO manager o director de proyectos.

Salario de un project manager y de una PMO

El salario de un project manager puede variar en función de la experiencia, el tamaño de la empresa, el sector y el país. En general, se trata de uno de los perfiles más valorados dentro de la gestión empresarial, ya que es el responsable de coordinar proyectos, equipos y recursos para cumplir los objetivos de la organización.

En el caso de las posiciones relacionadas con la PMO (Project Management Office), los salarios suelen ser más elevados cuando el profesional asume responsabilidades estratégicas como la supervisión de múltiples proyectos o la definición de metodologías de gestión.

A continuación puedes ver una referencia aproximada de salarios en el ámbito del project management.

Salarios en project management

Estos rangos pueden variar dependiendo del sector (tecnología, consultoría, construcción, etc.), el tamaño de la empresa y las certificaciones del profesional, como PMP, Scrum Master o formación especializada en gestión de proyectos.

Muchos profesionales que buscan acceder a estos puestos optan por especializarse con un Máster en Project Management Online, donde aprenden metodologías, herramientas y liderazgo de proyectos.

¿Y tú qué esperas para implementar una oficina PMO en tu compañía? Saca tus cuentas y determina el tipo de entidad para que le saques el máximo provecho.

FAQs sobre PMO y gestión de proyectos

¿Qué significa PMO en una empresa?

PMO significa Project Management Office u oficina de gestión de proyectos. Se trata de un departamento encargado de establecer metodologías, supervisar proyectos y garantizar que las iniciativas de la empresa se alineen con los objetivos estratégicos de la organización.

Una PMO ayuda a mejorar la coordinación entre equipos, optimizar el uso de recursos y aumentar la probabilidad de éxito de los proyectos.

¿Cuál es la función de una PMO?

La principal función de una PMO (Project Management Office) es estandarizar la gestión de proyectos dentro de una empresa.

Entre sus responsabilidades más habituales se encuentran:

• Definir metodologías de gestión de proyectos

• Supervisar el avance de los proyectos

• Gestionar recursos y presupuestos

• Establecer indicadores de rendimiento

• Apoyar a los project managers en la ejecución de proyectos

Gracias a estas funciones, las empresas pueden mejorar la eficiencia y reducir riesgos en sus iniciativas.

¿Qué hace un project manager?

Un project manager es el profesional encargado de planificar, ejecutar y supervisar un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Entre sus tareas principales destacan:

• Definir los objetivos del proyecto

• Coordinar los equipos de trabajo

• Controlar el presupuesto y los plazos

• Gestionar riesgos y problemas

• Evaluar el progreso del proyecto

En muchas organizaciones, los project managers trabajan bajo la supervisión de una PMO, que establece los estándares de gestión.

¿Cuál es la diferencia entre PMO y project manager?

La diferencia principal es que una PMO es una estructura organizativa, mientras que un project manager es un profesional que gestiona proyectos.

La PMO define metodologías, estándares y procesos para la gestión de proyectos en toda la empresa, mientras que el project manager se encarga de aplicar esas metodologías en proyectos concretos.

¿Cuánto gana un project manager?

El salario de un project manager depende de factores como la experiencia, el sector o el tamaño de la empresa.

En España, los salarios aproximados suelen ser:

• Project Manager junior: entre 30.000 € y 40.000 € anuales

• Project Manager con experiencia: entre 40.000 € y 60.000 €

• Senior Project Manager o PMO Manager: entre 70.000 € y 100.000 €

Los profesionales con certificaciones en gestión de proyectos o formación especializada suelen acceder a salarios más altos.

¿Cómo formarse en project management?

Para trabajar en gestión de proyectos es recomendable adquirir conocimientos en planificación, liderazgo de equipos y metodologías de trabajo.

Muchos profesionales optan por formarse mediante un Máster en Project Management Online, donde aprenden herramientas, metodologías ágiles y estrategias para dirigir proyectos de forma eficiente.

Este tipo de formación permite acceder a puestos como project manager, PMO manager o director de proyectos.