Los procesos de selección de personal, las tareas administrativas, el control horario, la gestión de las vacaciones… En definitiva, la gestión de personal comprende todo desde la contratación de cada trabajador hasta el cese de sus actividades.
Por eso, en el momento en que cierta organización adquiere un tamaño considerable (y no, no hablamos de grandes multinacionales) estas tareas se vuelven más y más abrumadoras cada vez y puede llegar a ser realmente complejo gestionarlo todo.
Pero afortunadamente existen herramientas que pueden llegar a administrar todo lo que puedas imaginar y más en lo que a gestión de personal se refiere. En este artículo analizamos algunas de las mejores. ¿Quieres conocerlas? ¡Sigue leyendo!
En resumen: una herramienta de gestión de personal (también llamada software de administración de personal o de RRHH) reúne en un solo sitio el control horario, las ausencias y vacaciones, los documentos de los empleados y, según el caso, las nóminas, la selección y la evaluación del desempeño. Para elegir, parte de lo que necesitas resolver: Sesame y Woffu destacan en control horario y turnos; Factorial, Kenjo y Bizneo son plataformas de RRHH más completas; Nominasol está centrada en nóminas y Seguridad Social, y Remote, en contratar y pagar equipos internacionales.
¿Qué es la gestión de personal?
Como su propio nombre indica, la gestión de personal son todas aquellas tareas que tienen que ver con las relaciones entre los empleados y la organización.
Se podría decir que el objetivo de la gestión de personal es garantizar una buena comunicación interna que conlleve una satisfacción real de los empleados. Pero también comprende un sinfín de tareas administrativas y legales en torno a los procesos de los empleados en una empresa.
La gestión de personal son todas aquellas tareas que tienen que ver con las relaciones entre los empleados y la organización
Estas son algunas de las tareas principales de la gestión de personal:
El registro del horario laboral.
La seguridad social.
Los salarios y las nóminas.
Los procesos de contratación y cese de los empleados.
Análisis de encuestas.
Comparación del rendimiento.
Gestionar el expediente de los empleados.
Procesar las solicitudes de los empleados (vacaciones, formación…).
Gestionar el contacto con compañías de seguros, socios contractuales, empresas de contabilidad…
Gestionar el absentismo de los empleados (bajas, permisos…).
Organización de actividades de Team Building.
La comunicación interna.
La digitalización de la gestión de empleados
La transformación digital de las empresas ya no es una opción si quieren mantenerse en el mercado. Si extrapolamos esta realidad a la gestión de empleados sin duda la transformación digital podría aportar un incremento en la competitividad, de la eficiencia en lo que a procesos internos se refiere, un valor añadido, tanto a empleados como a la organización, y un largo etcétera.
Ha quedado claro que la gestión de personal es una tarea realmente compleja y esa es una de las razones por las que cada vez más empresas recurren a ciertos softwares que pueden llegar a ser un verdadero apoyo en esta área. ¿Es tu caso? Sigue leyendo.
Registro de jornada: lo que exige la ley a la empresa
En España, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La forma de organizarlo y documentarlo se fija por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
La empresa debe conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Por eso conviene que la herramienta que elijas permita fichar, consultar y exportar el historial de cada empleado.
7 Herramientas de gestión de personal
Estas son nuestras herramientas de gestión de personal favoritas. Échales un vistazo y a ver cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.
1. Factorial
Factorial tiene todo lo que puedas esperar y más para gestionar al personal. Estas son algunas de sus funcionalidades principales:
La gestión de vacaciones y ausencias: Factorial te permite configurar los distintos tipos de ausencias, supervisarlas y aprobarlas. Con esta aplicación podrás visualizar un calendario con todas las ausencias de los empleados, así como crear distintas políticas de vacaciones.
El control horario y la gestión de turnos: puedes registrar las horas que trabajan los empleados para mejorar la productividad de la empresa y reducir el absentismo. Puedes tomar medidas como el fichaje de los empleados, con la aplicación de entrada e incluso la geolocalización.
Informes e indicadores de RRHH: Factorial genera informes personalizados con los datos de la organización para que puedas tomar las mejores decisiones sobre el personal.
Gestión de documentos: los personales de los empleados (como nóminas, contratos…) y los de la empresa.
Firma electrónica: para uno o más empleados y los documentos que necesites.
El portal del empleado: el espacio único donde todos los trabajadores pueden gestionar su información personal.
Organigrama de empresa: desde donde puedes asignar diferentes managers a tus empleados.
Entre otras muchas.
Factorial no tiene planes cerrados: eliges los módulos que necesitas y su página de precios indica que se paga desde 5,5 € al mes por persona. Los módulos se agrupan en tiempo (ausencias, fichaje y turnos), talento (desempeño, selección y formación), finanzas (con nóminas) y gestión de IT.
2. Woffu
Woffu es un software de control horario y RRHH que junta en un solo sitio el registro de jornada, las ausencias y la gestión documental. Incluye control horario con varios métodos de fichaje, gestión de vacaciones y ausencias, planificación de turnos, informes, gestión documental con firma digital, comunicación interna y canal de denuncias.
No publica precios en su web: puedes pedir una demo o probarlo gratis durante 15 días.
3. Sesame
Sesame es una herramienta de gestión de empleados que puede ayudarte a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero en todo lo que a gestión de capital humano se refiere.
Te permite llevar un control horario de los empleados de tres modos distintos: a través de la app móvil, de la tablet de fichaje o desde la web.
Además puedes crear calendarios de trabajo para los empleados, gestionando turnos para que los reciban de la forma más cómoda e inmediata. Es súper cómoda porque puedes conectarla con tu software de creación de nóminas favorito o bien darle acceso a tu asesoría y así sincronizar las nóminas.
Sesame también te facilita informes de rendimiento laboral interactivos o bien en formato Excel o PDF.
Cuenta con cuatro planes, con precios por empleado y mes con facturación anual y sin IVA según su web: Essential, de 4,75 € (fichajes, vacaciones, ausencias y turnos); Connect, de 5,50 €, que añade reclutamiento y comunicación interna; Growth, de 6,25 €, que cubre el ciclo completo del empleado con tiempo avanzado, talento, cultura y desempeño, y Scale, de 8 €, pensado para organizaciones grandes. El mínimo de contratación son 15 empleados y ofrece 14 días de prueba gratuita sin compromiso.
4. TeamSystem Nominasol
TeamSystem Nominasol es una herramienta de gestión de nóminas y seguros sociales para pymes y asesorías: calcula las nóminas de los trabajadores, incluye contratos precargados, alertas de convenios colectivos y control de absentismo.
Se conecta con las plataformas oficiales del Estado, como SILTRA (altas, bajas y seguros sociales), Contrat@ y Certific@2.
También gestiona la comunicación con los trabajadores vía mail o SMS.
¿Lo mejor? Puedes probarla gratis durante 30 días y contratarla después en versión local o en la nube.
5. Kenjo
Kenjo es una herramienta ideal para digitalizar el departamento de recursos humanos.
Destacan las siguientes funcionalidades:
Gestión de vacaciones y ausencias.
Gestión digital de RRHH: podrás navegar por dashboards, clasificar documentos y generar plantillas, todo desde una misma plataforma.
Control horario: los empleados fichan desde la app móvil en cualquier lugar y la jornada queda registrada.
Workflows: con los que automatizar los procesos como notificaciones o emails.
Informes y analíticas: para que puedas introducir una estrategia de KPIs en la gestión de personal.
Informe de nóminas.
Reclutamiento: Kenjo te permite buscar a los candidatos perfectos, programar el proceso de entrevistas, el onboarding tras la contratación, etc.
Firma electrónica: con la que convertir la firma de cualquier documento en algo sencillo y ágil, de forma totalmente legal y segura.
Cuentas con tres planes: Starter, que digitaliza las tareas básicas de RRHH (nóminas, vacaciones y ausencias, desempeño, documentos y control horario); Growth, que añade firma electrónica, workflows personalizados, onboarding y offboarding y paneles de BI, y Connect, con informes avanzados e integraciones y precio bajo consulta. Los precios por empleado se calculan en la calculadora de su web, con un 10 % de descuento en pago anual y 14 días de prueba gratuita.
6. Bizneo
Bizneo es una herramienta de gestión de personal “todo en uno” para empresas de cualquier tamaño. Entre sus funcionalidades destacan:
El reclutamiento y la selección: con procesos de selección predecibles y orientados a datos.
Evaluación del desempeño.
Encuestas de Recursos Humanos: con las que puedes medir el clima laboral y conocer mejor a los empleados.
Gestión de la formación: te permite crear planes de formación y desarrollo para los empleados.
Su web indica que el acceso a la suite parte desde 6 € al mes por empleado y que el precio se calcula por empleado y mes en suscripción anual y se vuelve más competitivo cuanto más módulos sumes. Para empresas de hasta 20 empleados hay packs cerrados desde 33 € al mes (5 empleados) hasta 75 € al mes (20 empleados).
7. Remote
Como su propio nombre indica, Remote es la herramienta de gestión de personal ideal para las compañías que trabajan en remoto. Te facilita la incorporación, el pago y la satisfacción de empleados y empleadores en remoto, desde cualquier parte del mundo.
Cuentan con equipos expertos en derecho laboral en cada país para mitigar los riesgos del cumplimiento de la contratación.
Según su página de precios, la nómina global (Global Payroll) cuesta 29 dólares por empleado y mes y el servicio Employer of Record, 699 dólares por empleado y mes.
Cómo elegir una herramienta de gestión de personal
La mejor herramienta es la que resuelve lo que tu empresa necesita hoy. Estos criterios te ayudan a decidir:
El área que quieres digitalizar primero: control horario y ausencias (Sesame, Woffu), plataforma completa de RRHH con selección, desempeño y formación (Factorial, Kenjo, Bizneo), nóminas (Nominasol) o contratación y pago de equipos internacionales (Remote).
El tamaño de la plantilla: Sesame exige un mínimo de contratación de 15 empleados y Bizneo tiene packs cerrados para empresas de hasta 20.
El registro de jornada: comprueba que permita fichar y conservar el historial de cada empleado durante cuatro años, como exige el Estatuto de los Trabajadores.
El modelo de precio: casi todas cobran por empleado y mes y según los módulos que actives; compara con lo que vas a usar de verdad.
La integración con nóminas y con tu asesoría: si ya trabajas con un software de nóminas o con una gestoría, mira que la herramienta se conecte con ellos.
La prueba gratuita: Sesame y Kenjo ofrecen 14 días, Woffu 15 y Nominasol 30. Úsala con datos reales de tu equipo antes de contratar.
Si lo que te falta es el proceso y no el software, empieza por nuestra guía del proceso de selección de personal, mira qué es el people analytics o repasa cómo se aplica la inteligencia artificial en recursos humanos.
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Preguntas frecuentes sobre herramientas de gestión de personal
¿Qué es una herramienta de gestión de personal?
Es un software que centraliza las tareas de administración de los empleados: control horario, vacaciones y ausencias, documentos y contratos y, según la herramienta, nóminas, selección, formación y evaluación del desempeño.
¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de personal para una pyme?
Depende de lo que necesites resolver. Para control horario y ausencias, Sesame parte de 4,75 € por empleado y mes con facturación anual; si buscas una plataforma de RRHH más completa, Factorial parte de 5,5 € por persona y mes y Bizneo ofrece packs cerrados desde 33 € al mes para empresas de hasta 20 empleados.
¿Es obligatorio el registro de jornada en España?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora, y a conservar los registros durante cuatro años.
¿Hay herramientas de gestión de personal gratuitas?
Las de esta lista son de pago, pero varias se pueden probar antes de contratar: Sesame y Kenjo ofrecen 14 días de prueba gratuita, Woffu 15 y Nominasol 30.
¿Qué diferencia hay entre un software de nóminas y uno de gestión de RRHH?
Un software de nóminas como Nominasol se centra en calcular las nóminas y gestionar los trámites con la Seguridad Social. Una plataforma de RRHH como Factorial, Kenjo o Bizneo cubre además ausencias, documentos, selección o desempeño.
Sin duda los departamentos de Recursos Humanos cobran, día a día, más peso dentro de las organizaciones. Y lo cierto es que no nos sorprende porque son las personas las que mantienen este barco a flote. Por eso, dar con la herramienta de gestión de personal que facilite todo este trabajo es FUNDAMENTAL para conseguir evolucionar y mantener una relación empleado-empresa, completamente sana.
¿Conoces otras herramientas de gestión de personal? ¡Recomiéndanoslas!
