El uso de la firma electrónica es el complemento exacto para el mundo digital en el que vivimos. Las empresas grandes han comprendido los principales beneficios de recurrir a ella: agiliza los procedimientos comerciales e impulsa la aprobación y firma de contratos.
Es aquí donde entra DocuSign, una de las herramientas de firma electrónica más utilizadas en el mercado empresarial, comercial y digital.
Desde el login que utilizas para entrar a distintas aplicaciones, hasta la firma de documentos legales, es una manera electrónica de hacer tu rúbrica personal. Vamos a ver qué es exactamente, cómo funciona y si tiene validez legal en España.
¿Qué es DocuSign?
DocuSign es una plataforma que permite firmar electrónicamente documentos que requieren ser enviados desde cualquier dispositivo móvil, tableta u ordenador con conexión a internet. Es fácil, segura y confiable.
Gracias a la adaptabilidad de su plataforma, DocuSign es utilizada por un gran número de compañías de diferentes sectores, y cuenta con certificaciones de seguridad como la ISO 27001 como parte de su confiabilidad.
La validez legal de las firmas realizadas con DocuSign en la Unión Europea (incluida España) se sustenta en el Reglamento eIDAS (Reglamento UE 910/2014) y, a nivel español, en la Ley 6/2020 de Servicios Electrónicos de Confianza. Profundizamos en esto más abajo.
Historia de DocuSign
DocuSign nace en 2003, fundada por Tom Gonser, Court Lorenzini y Eric Ranft, con sede principal en San Francisco, Estados Unidos.
Tom Gonser tuvo la idea mientras era CEO de NetUpdate, empresa que él mismo había fundado. NetUpdate había adquirido varias compañías relacionadas con firmas electrónicas, entre ellas DocuTouch, que contaba con patentes sobre colaboración y firmas digitales basadas en la web. Con el apoyo de Gonser, Lorenzini negoció la compra de los activos de DocuTouch y arrancó operaciones con DocuSign.
Comercialmente despegó en 2005, cuando el antiguo ZipForm (hoy ZipLogix) incluyó DocuSign en sus formularios virtuales para transacciones inmobiliarias.
En 2011, Keith Krach asumió como CEO (hasta 2016). En enero de 2017, Daniel Springer se incorporó como nuevo CEO, y bajo su dirección la compañía salió a bolsa en el NASDAQ (DOCU) en abril de 2018.
En junio de 2022, Springer abandonó el cargo, y tras un periodo con Maggie Wilderotter como CEO interina, Allan Thygesen asumió como CEO en septiembre de 2022, cargo que ocupa en la actualidad. Wilderotter hoy preside el consejo de administración.
Hoy, DocuSign es una compañía pública consolidada: según su ejercicio fiscal 2025, reportó 2.980 millones de dólares en ingresos y cuenta con cerca de 6.838 empleados.
¿Cómo funciona DocuSign?
El uso de las firmas electrónicas se ha extendido por todo el mundo, y DocuSign es una de las plataformas líderes en esa tecnología. Existen distintas formas de autenticar documentos digitales: certificados digitales, logins y contraseñas, registro biométrico y tokens, todos ellos sustitutos de la firma autógrafa.
Otro aspecto destacable es que, a través de emails automáticos, los usuarios reciben notificaciones de procesos pendientes si la firma es requerida antes de una fecha determinada.
Estos son los pasos habituales para firmar un documento con DocuSign:
Haz clic en revisar documentos.
Tras leer la declaración de divulgación, aprueba el uso de la firma electrónica haciendo clic en "aceptar".
Completa los datos que te soliciten en los campos obligatorios (iniciales, fecha, dirección).
Dibuja tu firma y elige el estilo que quieras utilizar.
Haz clic para introducir la firma en los documentos que la requieran.
Tu documento firmado se envía al remitente automáticamente por email.
Después puedes descargar una copia del documento firmado, o crear una cuenta en DocuSign para guardarlo y acceder a él cuando quieras.
¿Es legal firmar con DocuSign en España?
Sí, con matices importantes que conviene conocer. La normativa que regula la firma electrónica en la Unión Europea es el Reglamento eIDAS (Reglamento UE 910/2014), complementado en España por la Ley 6/2020, de Servicios Electrónicos de Confianza.
Esta normativa distingue tres niveles de firma electrónica:
Nivel | Validez legal |
|---|---|
Simple (SES) | Legal, pero con menor fuerza probatoria en caso de disputa |
Avanzada (AES) | Recomendada como mínimo para contratos laborales; mayor valor probatorio |
Cualificada (QES) | Equivalente legal a la firma manuscrita (art. 25.2 eIDAS) |
DocuSign ofrece los tres niveles según el plan y la configuración que elijas. Para la mayoría de contratos comerciales entre empresas, una firma simple o avanzada es suficiente y válida. Para actos notariales, contratos públicos o sectores regulados, la ley exige específicamente la firma cualificada (QES).
Ventajas de utilizar DocuSign
El uso de una firma electrónica puede ser ventajoso a la hora de agilizar procesos de facturación automática, certificados digitales, acuerdos de ventas, contrataciones y otros procesos similares.
Aumenta la productividad de los colaboradores y la satisfacción del cliente.
Incentiva la eficiencia del equipo de ventas.
Optimiza el rendimiento del tiempo.
Mejora el retorno sobre la inversión (ROI).
Minimiza los riesgos de falsificación.
Mantiene la seguridad de la información.
DocuSign vs. Adobe Sign: ¿cuál elegir?
Es una de las comparativas más buscadas, así que vamos directos al grano.
DocuSign | Adobe Sign | |
|---|---|---|
Integración | Muy fuerte con Salesforce, Google Workspace | Muy fuerte con el ecosistema Adobe (PDF, Creative Cloud) |
Facilidad de uso | Interfaz muy intuitiva, curva de aprendizaje baja | Ligeramente más técnica si no usas ya productos Adobe |
Validez legal en España | Sí, con niveles SES/AES/QES según eIDAS | Sí, con el mismo marco legal (eIDAS) |
Mejor para | Empresas que buscan una plataforma independiente, muy extendida | Empresas ya integradas en el ecosistema Adobe |
En la práctica, ambas cumplen la misma normativa legal en España y la UE. La elección suele depender más de qué otras herramientas ya usa tu empresa (CRM, gestión documental) que de diferencias legales entre una y otra.
DocuSign en marketing
Una de las ventajas del uso de DocuSign en procesos de marketing es la eliminación del papeleo, lo que facilita acuerdos de contratos, patrocinios y aprobación de creatividades. También ayuda a optimizar el lanzamiento de programas de marketing, la gestión de eventos y la revisión de contratos.
Si te desenvuelves en el mundo empresarial, sabes lo engorroso que resulta cerrar un contrato o negociación esperando una firma autógrafa. El uso de la firma electrónica evita eventos como el extravío de un documento o retrasos en la entrega de documentación física.
Si quieres aprender a integrar herramientas como DocuSign dentro de una estrategia de digitalización empresarial completa, el Máster ThePower Digital Marketing enseña a optimizar estos procesos con el mismo criterio que aplicamos en ThePowerMBA.
Preguntas frecuentes sobre DocuSign
¿Es necesario tener una cuenta de DocuSign para firmar un documento?
No. Si alguien te solicita firmar de forma electrónica a través de DocuSign, puedes hacerlo simplemente siguiendo los pasos que se te indiquen por email, sin necesidad de registrarte.
¿Se puede subir una firma manuscrita?
Sí, incluso puedes usar tus iniciales al firmar un documento electrónico, o crear tu firma con un lápiz óptico o tu propio dedo si la pantalla es táctil.
¿Cómo se envía un documento que requiera una firma electrónica?
Aquí sí es necesaria una cuenta de DocuSign. Los pasos son: sube el documento (Word o PDF), añade el nombre y correo del firmante, arrastra las etiquetas a las áreas donde se necesite la información, y haz clic en "Enviar". DocuSign te notificará cuando el documento haya sido completado.
¿DocuSign acepta archivos de diferentes tipos?
Sí, admite los formatos más comunes: PDF, Microsoft Office y Google Drive.
¿DocuSign funciona con otras aplicaciones?
Sí, se conecta con los sistemas de CRM y herramientas de productividad empresarial más utilizadas.
¿Cómo inicio sesión en mi cuenta de DocuSign?
Si ya tienes una cuenta, puedes acceder directamente desde la web oficial de DocuSign o su aplicación móvil (disponible en Apple Store, Google Play y Windows). Este artículo es un explicador general sobre la herramienta, no el portal de inicio de sesión.
