Hoy te explicamos qué es la metodología Kanban, cómo implementarla y qué herramientas puedes usar.
¿Qué es la metodología Kanban?
Kanban forma parte de las conocidas metodologías ágiles. El término proviene del japonés, donde Kan significa "visual" y Ban "tarjeta". Es decir: tarjetas visuales.
Se trata de una metodología súper eficiente cuyo objetivo es gestionar la realización de tareas, desde su inicio hasta su finalización, de una forma completamente visual.
Si se aplica de forma correcta, puede convertirse en una valiosísima fuente de información que localice los cuellos de botella en cualquier proceso, para así poder crear un flujo de trabajo continuo e ininterrumpido.
Historia de la metodología Kanban
Aunque Kanban ha ido ganando popularidad como metodología ágil durante las últimas décadas, se trata de una metodología que nació con la intención de aplicarse a los procesos de fabricación. No fue hasta más adelante cuando también empezó a aplicarse por los desarrolladores de software y, más en la actualidad, por entidades empresariales de distintos sectores.
Todo empezó cuando Taiichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota, trabajó para encontrar la manera de mejorar la eficiencia de la fabricación y se inspiró en el método que utilizan los supermercados para el almacenaje en las estanterías.
De este modo, solo cuando el producto está completamente listo para consumirse se empieza a producir uno nuevo, asegurando así un flujo de trabajo constante a lo largo de toda la cadena de producción.
Fue en 2007 cuando David Anderson adaptó estos principios Kanban para el desarrollo de software, dando el primer paso en el camino hacia todas las industrias.
Hoy en día la metodología Kanban es uno de los métodos ágiles más populares, no solo para la producción en masa, sino para todo tipo de procesos.
Los 5 principios de la metodología Kanban
# | Principio | En qué consiste |
|---|---|---|
1 | Visualización | El estado del proyecto debe entenderse de un vistazo |
2 | Priorización | Las tareas pendientes se ordenan de forma coherente |
3 | Mejora continua | Se asume que siempre se puede hacer mejor |
4 | Liderazgo en todos los niveles | Implicación de todo el equipo, no solo de los managers |
5 | Calidad garantizada | La calidad prioriza sobre la rapidez |
1. Visualización
Si hay algo característico en la metodología Kanban es que es completamente visual. Debe permitir entender perfectamente en qué momento de desarrollo se encuentra el proyecto, así como permitir el acceso a las tareas en cualquier momento para hacer las modificaciones necesarias.
2. Priorización
Las tareas pendientes deben colocarse en un orden coherente que facilite el trabajo.
3. Mejora continua
La metodología Kanban parte de la premisa de que siempre se puede hacer mejor. Por ello, uno de sus principios es el cambio evolutivo, pues considera que si no se modifican los hábitos se acaba perdiendo competitividad en el mercado.
4. Liderazgo en todos los niveles
Para implementar de forma exitosa la metodología Kanban se requiere la implicación de todos y cada uno de los miembros del equipo, no únicamente de los managers.
5. Calidad garantizada
La metodología Kanban prioriza por encima de todo la calidad, mucho antes que la rapidez, pues no hay margen de error.
¿Cómo implementar la metodología Kanban? 4 pasos
La metodología Kanban es una de las metodologías ágiles más sencillas de implementar. Para ello, el primer paso es hacerte con un tablero de tareas que te permita, de una forma súper visual, conocer el estado de los proyectos. ¡Sigue estos 4 pasos!
Paso 1: Define el flujo de trabajo en cada proyecto
Para ello deberás crear el tablero de tu organización. Recuerda que debe ser visible y permitir el acceso a todos los miembros del equipo.
Las columnas mostrarán el estado del flujo de tareas. Deberás crear tantas como estados de las tareas existan desde que se empiezan hasta que se terminan. Las tablas más sencillas incluyen 3: Pendiente, En proceso y Finalizado.
El tablero Kanban es un tablero continuo, es decir, las tarjetas no se desplazan sino que las nuevas tareas (mejoras, corrección de incidencias o nuevas funcionalidades) se acumulan al inicio para que se puedan priorizar y colocar en la sección que corresponda.
Paso 2: Visualiza las fases del ciclo de producción
Ahora debes dividir el trabajo en diferentes partes o pasos. Con cada tarjeta añades la información necesaria sobre dicha tarea y se coloca en la fase que corresponda del tablero.
Esto permite que todo el equipo conozca la carga total de trabajo, así como las prioridades y los objetivos.
Paso 3: Acaba una tarea antes de iniciar la siguiente
"Stop starting, start finishing" es uno de los lemas de la metodología Kanban. Consiste en priorizar las tareas que aún están en curso ante las nuevas. No puedes acumular cientos de tareas en curso; debes restringirlo a un cierto número de tareas en cada fase.
Paso 4: Controla el flujo
La metodología Kanban se basa en un flujo constante de trabajo y su formato visual te permite hacer un seguimiento acurado con el que recopilar toda la información de cada tarjeta.
Ventajas de la metodología Kanban
Cada vez más organizaciones apuestan por la metodología Kanban, y no nos sorprende teniendo en cuenta las numerosas ventajas que aporta.
Es una metodología visual y sencilla
Con su representación a través de tarjetas, es una de las más visuales y sencillas. Esto permite una fácil implementación en cualquier tipo de proyecto o proceso de la organización.
Optimiza los procesos
Evitas las fugas de trabajo, aumentando la calidad de los productos sin implicar más recursos, al eliminar los cuellos de botella que surjan en cualquier punto de la cadena.
Aumenta la productividad
Se elimina todo aquello que no genera valor a la producción, aumentando exponencialmente la productividad de la organización.
Evita la sobrecarga de trabajo
Permite que el trabajo sea más colaborativo y mejora la comunicación entre los distintos actores involucrados, lo que evita la sobrecarga de trabajo al ver todas las tareas asignadas al equipo.
Incrementa la sostenibilidad del negocio
Cuando se trabaja a un ritmo constante y con una carga de trabajo asumible por todos los equipos, el equipo se implica en los proyectos y consigues fidelizarlos. Y ya sabes, el capital humano es el mayor activo de tu empresa.
Las 5 mejores herramientas Kanban
Y, más allá de Trello, hay muchas herramientas que pueden ayudarte a implementar la metodología Kanban. Estas son nuestras preferidas:
Herramienta | Para qué destaca | Nivel de precio orientativo |
|---|---|---|
Smartsheet | Interfaz tipo hoja de cálculo, integraciones con Microsoft y Google | Medio-alto |
Monday | Simplicidad visual, panel de informes, automatizaciones | Bajo-medio, con plan gratuito individual |
SwiftKanban | Muy visual, ideal para equipos remotos, funciones de IA para sugerencias de tarjetas | Bajo-medio, con prueba gratuita |
MeisterTask | La más automatizada, buen soporte y centro de ayuda | Bajo-medio, con plan gratuito |
Zoho Projects | Máxima flexibilidad y personalización | Bajo, con plan gratuito hasta 3 usuarios |
Smartsheet
Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos online que cuenta con funcionalidades Kanban realmente útiles. Puedes empezar diseñando tu tablero con una plantilla prediseñada, e importar tus datos desde Excel o Trello.
Cuenta con todas las funcionalidades esenciales para implementar Kanban: archivos adjuntos, campos personalizados, tarjetas, filtrado en función de criterios, e integraciones con aplicaciones de Microsoft y Google, entre otras.
Monday
Monday ha conseguido, eliminando florituras de otras herramientas, convertirse en una de las más simples y fáciles para aclarar el flujo de trabajo. Permite ver el proceso desde distintas vistas, adjuntar archivos, hacer comentarios y mencionar a compañeros.
Incluye un panel de informes que recopila datos de distintos paneles y permite automatizar procesos y personalizar tareas. Se integra con Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Dropbox y Typeform, entre otras aplicaciones.
SwiftKanban
Es una de las herramientas Kanban más poderosas. Es increíblemente visual y permite que equipos que trabajan de forma remota vean qué están haciendo sus compañeros en tiempo real. Es muy flexible y personalizable, adaptándose a cualquier necesidad.
Permite automatizar acciones en función de criterios preestablecidos, y cuenta con inteligencia artificial que sugiere tarjetas similares basándose en datos históricos, ahorrando tiempo y evitando duplicar trabajo.
MeisterTask
Es la herramienta Kanban más automatizada. Con ella puedes automatizar tareas recurrentes, agregar listas de verificación predefinidas y notificar a las partes interesadas cuando termine una tarea.
Destaca su centro de ayuda online, seminarios gratuitos para nuevos usuarios y soporte rápido por correo electrónico.
Zoho Projects
Lo mejor de Zoho Projects es la flexibilidad y las posibilidades de personalización, adaptándose a las necesidades de cualquier organización o equipo. Las tarjetas se pueden clasificar por estado, prioridad, porcentaje de finalización, etc.
Ya ves que, a pesar de que la metodología Kanban nació orientada a procesos de producción industriales, hoy en día cualquier empresa puede ponerla en marcha. ¡Incluso puedes aplicarla a tu vida personal!
Simplemente debe adaptarse a las necesidades de cada proyecto, producto o servicio y al equipo que deba implementarla.
Al fin y al cabo, las metodologías ágiles son las que han permitido a las empresas más grandes del mundo trabajar de forma más rápida y eficiente. Si quieres aprender a implementarlas y a dirigir equipos con esta filosofía, el Máster Power Project Management enseña a identificar con antelación los errores, reducir los tiempos de entrega de tus proyectos y mejorar la satisfacción de tus clientes.
FAQs sobre la metodología Kanban
¿Quién creó la metodología Kanban?
Sus principios provienen de Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota, en el contexto de la fabricación industrial. David Anderson la adaptó al desarrollo de software en 2007, y desde ahí se extendió a todo tipo de industrias.
¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Scrum?
Scrum trabaja en sprints con duración fija y roles definidos (Scrum Master, Product Owner). Kanban es un flujo continuo sin sprints ni roles obligatorios, centrado en visualizar el trabajo y limitar las tareas en curso en cada fase.
¿Necesito software para implementar Kanban?
No necesariamente. Puedes empezar con una pizarra física y post-its. El software ayuda cuando el equipo es remoto, grande, o necesita informes y automatizaciones que un tablero físico no puede dar.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la metodología Kanban?
Entre las ventajas: es visual, sencilla de implementar, optimiza procesos y evita la sobrecarga de trabajo. Como desventaja, al no tener sprints ni plazos fijos como Scrum, puede resultar menos adecuada para proyectos con fechas de entrega muy rígidas.
