El marketing de eventos consiste en organizar o participar en eventos, presenciales, online o híbridos, para promocionar una marca, generar contactos comerciales y fidelizar clientes. A diferencia de la simple organización de eventos, cada decisión (formato, invitados, contenido, promoción) responde a un objetivo de negocio que se puede medir.
Los eventos empresariales se dan por muchos motivos, el principal de ellos es generar mayor interacción y alcance entre los aliados comerciales como clientes potenciales.
De hecho, el marketing de eventos es muy interesante, especialmente para aquellas empresas vinculadas al ramo de la innovación, la tecnología y las comunicaciones. La creación de convenciones y festivales muestran su organización, logística y autoridad en el mercado.
Los eventos exitosos se miden de acuerdo a los objetivos previos que se establece en el departamento de marketing, los cuales casi siempre se relacionan a tener mejores conexiones y estrategias de venta directa.
En este artículo queremos que aprendas esos trucos que harán de tus eventos toda una experiencia que tus invitados jamás olvidarán, además de otras estrategias de marketing que llevarán tus productos o servicios al siguiente nivel.
¿Qué es el marketing de eventos?
El marketing de eventos consiste en la promoción directa de una marca a través de una reunión entre aliados comerciales o clientes, ya sea presencial, online o híbrida.
La interacción es uno de los elementos protagonistas, porque se realizan con la intención estratégica de impulsar algo. Por ejemplo, las marcas tecnológicas organizan conferencias para presentar sus novedades del año, y otras empresas abren eventos tipo feria para ganar aliados nuevos.
Los eventos online, como las masterclasses o los seminarios digitales, son hoy una modalidad más, junto a los presenciales y los híbridos, que combinan ambos formatos. El objetivo es que se preste la comunicación invitado-empresa para traer resultados positivos.
¿Por qué tengo que aplicar marketing de eventos?
Sea que estés comenzando en tu negocio o no, los festivales o conferencias son alternativas positivas a las que se puede sacar provecho como:
Te permite transmitir tu mensaje con claridad a través de actividades y charlas.
Oportunidad de conexión con socios, proveedores y clientes potenciales de tu rubro.
Identificar nuevas tendencias mientras se interactúa.
Encontrar nuevos patrones de comportamiento en el consumidor.
Captar contactos cualificados y hacerles un seguimiento comercial después del evento.
Fidelizar a los clientes actuales y reforzar la imagen de marca.
¿Qué tipo de eventos puedes hacer?
El marketing de eventos es multifacético, por lo que se puede casi cualquier cosa. Lo importante es que previo al evento el departamento de comunicación consigne los objetivos principales. Cada modalidad tiene un impacto diferente en las personas, debido a:
1. Conferencias
Es realizada por empresas muy posicionadas en los mercados, como las empresas de tecnología. Su estructura es de estilo dinámico donde la organización presenta sus mejores oradores para hablar de temas concretos sobre un rubro. Tal es el caso de universidades sobre sus pensum de estudio o empresas de marketing hablando de estrategias para el futuro.
El ambiente busca ser más formativo para que los aliados y clientes puedan tomar acción de inclusión y compra.
2. Ferias comerciales
Consiste en reunir en un mismo espacio a muchas marcas, que colocan sus stands para promocionar productos y servicios ante un gran número de visitantes.
Sus objetivos habituales son:
Captar contactos comerciales y clientes potenciales.
Dar visibilidad a la marca y presentar productos o servicios.
Conectar con proveedores y aliados.
Ofrecer vacantes de trabajo.
Para el expositor, el trabajo no termina en el stand: lo que da resultado es el seguimiento posterior de los contactos captados.
3. Seminarios
Su estructura es similar a las conferencias, su diferencia es que tienen una duración mayor y se enfocan en educar a los presentes. En esta categoría entran también los webinars, seminarios online en directo que sirven para captar contactos interesados en un tema.
4. Mesas redondas
Su dinámica consiste en reunir a varios dueños de negocios o empresas a una mesa privada para discutir de interés para todos los presentes.
Básicamente, es utilizado para los cambios de tendencia o crisis en los mercados.
5. Cumbres
Consiste en reuniones para ejecutivos de alto nivel como políticos y CEO de grandes empresas internacionales. El objetivo es tratar temas de gran impacto para la sociedad.
6. Eventos virtuales e híbridos
Sea por Zoom, Google Meet o cualquier de estas plataformas que permiten reuniones online, son eventos más privados y para un número menor de personas. Estas pueden tomar dinámicas estilo conferencia o conversacionales, el objetivo es intercambiar ideas sobre un tema en específico.
La modalidad virtual es limitante para algunos casos, como aquellos eventos que incluyen actividades en grupo. Los eventos híbridos combinan una sala presencial con una emisión online para llegar también a quienes no pueden desplazarse. Si quieres profundizar en el formato online, lee nuestra guía de marketing de eventos virtuales.
Para elegir formato según lo que buscas, este resumen compara los seis tipos:
Tipo de evento | Objetivo habitual | Formato |
|---|---|---|
Conferencia | Presentar novedades y formar a aliados y clientes | Oradores sobre un tema concreto |
Feria comercial | Captar contactos y dar visibilidad a la marca | Stands de varias marcas en un mismo espacio |
Seminario o webinar | Formar y captar interesados | Más duración que una conferencia; el webinar es online y en directo |
Mesa redonda | Debatir entre pares ante cambios o crisis del mercado | Reunión privada de varios dueños de negocios |
Cumbre | Tratar temas de gran impacto | Reunión de ejecutivos de alto nivel |
Virtual o híbrido | Llegar a quien no puede desplazarse | Online, o sala presencial con emisión online |
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Estrategias para crear un evento exitoso
La promoción es una de las máximas garantías para que el marketing de evento sea exitoso. Con el avance de las tecnologías, se pueden aplicar ciertas estrategias que ayudan mucho al nivel de proyección y logística. Algunas de las estrategias a utilizar son:
1. Definir el por qué y para qué de tu evento
El primer foco del evento tiene que ser el tipo de experiencia que se quiera impulsar, partiendo desde la premisa ¿Qué queremos comunicar? Los eventos tienen todo un marco estratégico detrás, por lo que primero como gerente de comunicación o CEO definir todo ese contenido de fondo que tendrá la conferencia, seminario o reunión.
Una recomendación es utilizar el método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely por sus siglas en inglés). Consiste en una herramienta que busca orientar a los colaboradores de forma realista en torno a un objetivo. Además, de hacer los procesos más aterrizados y fáciles.
2. Crea el plan de contenido y estúdialo
Bien dice la frase: "De la carrera queda el cansancio" y es una realidad en el mundo de los negocios. No se trata de trabajar más, tener más invitados o hacer más; se trata de crear toda una experiencia desde la invitación hasta el evento como tal.
Si has tomado la decisión de que tu negocio hará un marketing de evento, enfócate en el contenido que vas a compartir sobre él. Trata de responder todas las preguntas que tu cliente o aliado se hagan. Proyecta el evento como algo inédito y que tienes que participar para estar actualizados sobre el tema.
Lejos de querer parecer los "sabelotodos" o "mejores", hablar desde la realidad, honestidad y pilares de tu empresa.
Para repartir los contenidos antes, durante y después del evento, apóyate en un calendario de contenidos.
3. Promociona tu evento desde varios canales de comunicación
Durante la elaboración del brief del evento, es importante que establezca el tipo de cliente o persona que quieres en el evento. De esta forma podrás evaluar su perfil sobre cómo consume información, dónde está y qué hace en su tiempo libre.
Aunque suene un tanto cliché conocer a tu cliente te ayudará a evaluar los canales de comunicación que puedes usar para la promoción.
Varios métodos que puedes usar pueden ser la creación de una landing page de aterrizaje donde las personas pueden leer toda la información; una cuenta en redes sociales o incluso una gira de medios para promocionar el evento. El objetivo es llegar a los lugares donde más está tu cliente ideal.
Por ejemplo, una estrategia exitosa es si vas a realizar una conferencia y tu cliente objetivo son diseñadores. Para atraer su atención se tiene que explotar la parte visual para que esté se sienta interesado en saber más, es hablar a través de los elementos gráficos.
Ahora, si eres una editorial y buscas hacer una convención de escritores, la narrativa debe ser más poética y enfocada a los intereses de la audiencia. Los canales de comunicación pueden ser redes sociales para escritores como Wattpad o foros de literatura.
4. Crea recuerdos memorables y hashtag
Muchas empresas crean experiencias que repiten por años, es decir, que anualmente hacen el mismo evento.
Para estos momentos, crear un Hashtag memorable y único te permite diferenciarte en las redes sociales. También puede convertirse en un slogan que te de autoridad en el nicho.
5. Usa embajadores
En una era donde los influencers son cada vez más famosos, no suena una idea descabellada tomar uno para que se convierta en el embajador de tu evento.
Eso sí, el personaje que elijas debe estar perfilado dentro de lo que es la marca. Porque es incoherente utilizar a un influencer de fútbol para una marca de inflables infantiles.
Una buena selección de personaje te permitirá llegar a nuevas comunidades y alcanzar a tu audiencia.
Si quieres profundizar, aquí tienes cómo plantear una estrategia de marketing con influencers.
6. Calcula el presupuesto
Antes de contratar nada, reparte el presupuesto según los objetivos del primer paso: sala o plataforma, ponentes, promoción, material y equipo. Reserva una parte para el seguimiento posterior (correos, llamadas comerciales), que es donde el evento se convierte en ventas. Con el presupuesto cerrado sabrás cuánto puedes invertir por asistente o por contacto captado y podrás calcular el retorno. Si necesitas ordenar objetivos, canales y presupuesto en un documento, mira cómo hacer un plan de marketing.
Herramientas que facilitan la organización en el marketing de eventos
La tecnología llegó para facilitar todos los procesos logísticos. En el caso del marketing de eventos existen algunas herramientas que mantendrán aterrizado y enfocado al equipo.
Si eres una empresa que acostumbra a hacer encuentros constantemente, lo ideal es contratar una de estas herramientas:
1. Trello
Es una de las herramientas de organización más conocidas por su sistema en cuadros de trabajo. Funciona tanto para ordenadores como para móviles.
Lo positivo de Trello es que el líder del evento puede manejar varios sectores del evento en un mismo tablero con deadline y explicar dentro de las órdenes de trabajo lo que requiere.
2. Bizzabo
Es una plataforma de eventos para equipos B2B. Su web oficial presenta soluciones de registro, informes de resultados y eventos presenciales, híbridos y virtuales, además de webinars.
3. Cvent
Su plataforma cubre el registro, la búsqueda de sedes, el check-in en el evento y los informes de asistentes, tanto para eventos presenciales como virtuales e híbridos.
4. Eventbrite
Si lo que necesitas es vender entradas y gestionar a los asistentes, Eventbrite ofrece venta de entradas online, herramientas de promoción y una app de acreditación de invitados.
Si no lo puedes medir, no lo puedes mejorar...
Durante y después de cada evento es importante que puedas medir los resultados obtenidos. Es así como tanto gerentes como el equipo pueden determinar los puntos de mejoras para el siguiente evento corporativo.
Si bien es cierto, existen varias alternativas que te permiten medir si se logró o no los objetivos que se establecieron al inicio del evento. Entre ellas se encuentran las siguientes:
1. Métricas en redes sociales
Lo primero que el equipo de comunicación debe tomar en cuenta son las métricas de las propias redes sociales, que ofrecen datos generales y segmentados de las personas que interactuaron con la cuenta.
También existen otras herramientas como HootSuite o Buffer que ofrecen informes estándares con cifras. Lo ideal es que se haya establecido una meta inicial y partiendo de ella medir qué tantas personas se lograron alcanzar.
2. Leads y ventas
No todos los eventos buscan vender en el momento. Una feria o un webinar suelen perseguir contactos que el equipo comercial trabajará después; una conferencia de pago o el lanzamiento de un producto sí pueden medirse por entradas o ventas.
Mide los dos extremos: los contactos captados (y cuántos se cualifican) y las ventas que llegan después, comparadas con la meta inicial. Las mediciones en este rango dependen del departamento de ventas, que debe poder atribuir cada venta o entrada al evento.
3. Satisfacción de la comunidad
El lugar, los exponentes, la tasa de participación y fidelidad con la marca son variables que se toman en cuenta en las proyecciones de rendimiento.
Pueden ser medidas mediantes interacción en redes sociales o encuestas rápidas en el evento. Muchas empresas también envían un correo o mensaje de texto luego de la actividad para obtener mayores detalles.
4. Qué KPI usar según el objetivo
El KPI depende de lo que buscabas con el evento. Fija la meta antes de empezar y compara después:
Objetivo | KPI | Cómo medirlo |
|---|---|---|
Notoriedad | Alcance e interacciones en redes, uso del hashtag y visitas a la página del evento | Las visitas las puedes medir con Google Analytics 4 |
Captación de leads | Inscritos, asistentes reales, contactos cualificados y coste por lead | Tasa de asistencia: asistentes entre inscritos. Coste por lead: inversión entre leads captados |
Ventas | Oportunidades abiertas, ventas posteriores atribuidas al evento y coste por cliente | Ventas debe poder atribuir cada venta o entrada al evento |
Fidelización y satisfacción | Resultados de la encuesta posterior, repetición de asistencia y respuesta a los correos de seguimiento | Encuesta rápida en el evento o correo posterior |
Si quieres aprender a medir y mejorar los resultados de tus acciones de marketing, puedes descargar el dossier del Máster online en Growth & Marketing Strategy con IA.
El marketing de eventos es una herramienta positiva para alcanzar a más personas. Haz saber en los comentarios ¿De qué forma los aplicarías en tu empresa o trabajo? Te leemos en los comentarios.
Si organizas eventos online, no te pierdas nuestra guía de marketing de eventos virtuales.
Preguntas frecuentes sobre marketing de eventos
¿Qué es el marketing de eventos?
Es la estrategia de organizar o participar en eventos, presenciales, online o híbridos, para promocionar una marca, generar contactos y fidelizar clientes.
¿Qué tipos de eventos de marketing existen?
Conferencias, ferias comerciales, seminarios y webinars, mesas redondas, cumbres y eventos virtuales o híbridos. Cada uno se adapta a un objetivo distinto.
¿Cómo se mide el éxito de un evento?
Con los KPI que correspondan al objetivo fijado de antemano: asistentes, leads captados y cualificados, coste por lead, ventas posteriores y satisfacción de los asistentes.
¿Cómo promocionar un evento?
Define a quién quieres atraer y usa los canales donde está: una página de aterrizaje con toda la información, redes sociales, correo, un hashtag propio y, si encaja con la marca, embajadores o influencers.
¿Qué diferencia hay entre marketing de eventos y organización de eventos?
La organización se ocupa de la logística (sede, horarios, proveedores). El marketing de eventos añade el objetivo de negocio: para qué se hace, a quién se dirige, cómo se promociona y qué resultados comerciales debe dar.
